Нотариально заверенная копия паспорта

Паспорт не должен иметь, в частности, подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо исправлений. Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы.

Также паспорт должен быть целостным, поскольку повреждение документа, вызывающее сомнение в его целостности, является существенным недостатком, влекущим отказ в совершении данного нотариального действия (п. 1.3 Методических рекомендаций, утв. Решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16).

к содержанию ↑

Шаг 2. Обратитесь к нотариусу для свидетельствования копии паспорта

Заверение нотариусом копии паспорта — это свидетельствование им верности копии с представленным оригиналом паспорта. При совершении данного действия нотариус не подтверждает законность содержания паспорта и соответствие изложенных в нем фактов действительности.

Верность копии паспорта свидетельствуется на общих основаниях, в том числе по просьбе третьих лиц, представивших этот документ нотариусу. При этом предполагается (если нотариусу не известно иное), что лицо, представившее документ нотариусу, владеет документом добросовестно (ст. 77 Основ законодательства о нотариате; п.

п. 1.1, 1.4, 1.7 Методических рекомендаций).

В отношении биометрического паспорта следует иметь в виду, что, поскольку он содержит электронный носитель информации, нотариус может свидетельствовать верность только копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся в нем (п. 1.6 Методических рекомендаций).

Кроме того, нотариус может свидетельствовать также верность выписки из паспорта гражданина РФ, учитывая, что в нем содержатся не связанные между собой сведения (о регистрации и расторжении брака, о наличии несовершеннолетних детей, о регистрации по месту жительства).

Для свидетельствования верности выписки нотариус включает в ее текст полное содержание 2-й и 3-й страниц паспорта с указанием названия документа, Ф.И.О. его владельца, даты и места его рождения, даты и места выдачи паспорта, его реквизитов (ст. 77 Основ законодательства о нотариате; п.

3.4 Методических рекомендаций).

к содержанию ↑

Шаг 3. Уплатите нотариальный тариф

За совершение нотариальных действий по заверению верности копии паспорта и выписки из него взимается нотариальный тариф. Помимо этого, может потребоваться оплатить нотариусу услуги правового и технического характера в соответствии с установленными тарифами (ст. ст.

22, 23 Основ законодательства о нотариате; Письмо ФНП N 5083/03−16−3).

Где лучше заверить паспорт?

Проще и быстрее это сделать в ближайшей нотариальной конторе. За границей можно столкнуться с определенными сложностями, а также подобная услуга в других странах может быть значительно дороже, чем у отечественных нотариусов.

Категории документов, копии которых нотариус не может заверить:

• Документы, выданные иностранным государственным органом, не легализованные на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующие международным нормам;
• Документы на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть засвидетельствована нотариусом);
• Медицинские карты, выписки и другие документы, содержащие информацию о медицинской тайне;
• Дипломы об образовании без регистрационного номера, имеющие только одну подпись должностного лица или вообще не имеющие подписей;

Советуем прочитать: Как узнать СНИЛС ребенка? Новая функция на сайте Госуслуг

к содержанию ↑

Документы, необходимые для заверения копий документов и копий с копий документов:

• Действующий паспорт заявителя;
• Оригинал документа, с которого будет заверяться копия (без подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или особенностей);
• Заверенная нотариусом копия с оригинала или иным способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации;
• Рекомендуется сделать необходимое количество ксерокопий с подлинника/копии документа.

к содержанию ↑

Тарифы

Наименование нотариального действия

Нотариальное заверение копии документа

Важно отметить, что нотариус не проверяет подлинность фактов, изложенных в оригинале.

к содержанию ↑

Процедура нотариального заверения копии документа

Процесс изготовления нотариальной копии включает несколько этапов:

• предоставление оригинала документа;
• изготовление копии помощником нотариуса согласно требованиям законодательства;
• заверение копии нотариусом.

В среднем процедура занимает от одного часа до одного рабочего дня.

Следует помнить, что невозможно заверить копии иностранных документов, не легализованных на территории РФ в установленном порядке.

При необходимости можно легализовать иностранные документы, заверить перевод или проставить апостиль.

к содержанию ↑

Документы, требующие нотариального заверения

Заверенные копии могут потребоваться:

• при поступлении в учебное заведение;
• при трудоустройстве;
• для вступления в наследство;
• для назначения выплат;
• для сделок с недвижимостью.

Юридические лица и предприниматели могут использовать копии для бизнеса, регистрации, получения лицензий или разрешений, открытия банковских счетов и проведения финансовых операций.

Для заверения копии необходимо предъявить оригинал документа. Это может сделать не только владелец документа. Перед процедурой нотариус обязан проверить личность заявителя, но не обязательно устанавливать факт его полной.

Советуем прочитать: Последствия отказа от ребенка

Нотариус должен удостовериться, что содержание заверенной копии не противоречит действующему законодательству.

Если документ на иностранном языке, заверить его может только специалист, владеющий этим языком, либо при наличии нотариально заверенного перевода.

к содержанию ↑

Запреты на нотариальное заверение копий

Законодательство запрещает заверение копий документов, если на них указано, что они не подлежат копированию или имеют гриф секретности.

Нельзя заверять копии документов, содержащих сведения о психических или иных заболеваниях, согласно приказу Министерства здравоохранения.

Если в письменном договоре есть подписи сторон, но они не заверены нотариусом, то копию такого документа заверить не удастся.

Документы, оформленные за границей, могут быть скопированы и нотариально заверены только после процедуры легализации, которая проводится в соответствии с международными договорами.

Документы, оформленные за границей, могут быть скопированы и нотариально заверены только после процедуры легализации, которая проводится в соответствии с международными договорами.

к содержанию ↑

Советуем ознакомиться:

1. Пример написания претензии: готовый шаблон для скачивания и инструкции
2. Последствия неявки на суд и рекомендации
3. Руководство по кадровому учету: Периоды отдыха. Отпуска. Оплачиваемый отпуск по краткосрочным договорам и для сезонных работников (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
4. Как создать действенное продающее письмо
5. Как отменить подписку на Okko
6. Заявление в прокуратуру

к содержанию ↑

Заверение паспорта с главной страницей и пропиской

Поподробнее опишем процесс нотариального заверения паспорта гражданина РФ. Законодательство нашей страны разрешает нотариальным органам совершать заверение копий документов различного типа, в том числе – паспортов.

Стоит отметить, что очень долго, граждане нашей страны задавались вопросом – «Можно ли заверить паспорт со страницей, содержащей прописку?». Многие нотариальные конторы отказывались проводить такую процедуру. Они ссылались на то, что подобное заверение противоречит действующему законодательству.

Правда, письмо Федеральной нотариальной палаты № 937 от 26.07.2006 закрыло данный вопрос. Законодательство не запрещает нотариальным органам проводить заверение ксерокопий паспортов, включая страницы, содержащие прописку и фото. Теперь большинство нотариальных органов не сможет отказать гражданам в предоставлении требуемых услуг.

Так, для получения заверенной копии, человеку необходимо пойти в нотариальную контору и предъявить ее сотрудникам оригинал паспорта. После оплаты услуг, по установленному тарифу, нотариус самостоятельно сделает ксерокопии страниц, подлежащих процедуре заверения. Таким образом, держателю паспорта необходимо только передать основной документ в руки нотариуса.

Стоит отметить, что процедуру заверения паспорта можно поручить доверенному лицу. Для этого, необходимо прописать в доверенности разрешение, на совершение подобных действий.

к содержанию ↑

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

По теме: приравнивается ли нотариальная копия документа к оригиналу

к содержанию ↑

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д.

Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

ВАЖНО!

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

к содержанию ↑

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций.

И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
• положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

к содержанию ↑

Процедура заверения в организации

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год».

Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Подробнее: как правильно прошить договор

ВАЖНО!

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

к содержанию ↑

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна».

Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

• штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
• ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
• запрещено перекрывать им текст;
• применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2022 год.

27 июля 2021 года

к содержанию ↑

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Следующая

Миграционные вопросыХодатайство о приостановлении производства по гражданскому делу