Акт на списание канцтоваров
Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.
Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров
Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.
- Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
- Отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются. Здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей.
- Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.
Порядок применения акта
Чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. В нее может входить руководитель компании и бухгалтер. Утверждают комиссию в отдельном приказе.
Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.
Правила составления документа
Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:
- каждый раз составлять акт в свободной форме;
- разработать шаблон документа и исходя из своих потребностей.
Во втором случае бланк необходимо закрепить в локальных документах и пользоваться только им. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать:
- дату составления;
- наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей;
- полный перечень списываемых товаров с указанием количества и цены;
- подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.
Заполнять акт нужно аккуратно и внимательно, чтобы избежать ошибок, а тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих инстанций.
Юридическое значение акта
Так как канцтовары поступают на учёт предприятия согласно сопровождающим их документам, списываться они должны соответственно. Канцелярские принадлежности, как и другие объекты на учёте предприятия, поставляются организации по договору поставки. В договоре указывается точно количество поставленных единиц канцелярских принадлежностей и сумма, которая была за это уплачена заказчиком.
С этой суммы контрагенты платят налоги. Составление акта на списание позволит налоговому органу признать затраченные на них расходу целевыми.
В случае непризнания расходов потраченными именно на канцелярию, средства могут посчитать неучтёнными и доначислить предприятию налог на прибыль.
Как часто следует списывать канцтовары
Так как большая часть канцтоваров – это различного рода расходники, они имеют свойство заканчиваться или выходить из строя. Конечно, нецелесообразно будет составлять акт после каждого опустошения пачки бумаги или окончания запаса чернил в шариковой ручке. Организации списывают канцтовары большими партиями, накопившимися за определённый отчётный период.
Частоту списывания определяет руководство каждой организации индивидуально, в зависимости от объёма закупаемых канцтоваров и скорости их расходования.
к содержанию ↑Как оформить перечень списываемых предметов
В списке канцтоваров на списании не следует выделять каждую ручку отдельной позицией. Для удобства ведения учёта канцтовары объединяют в обобщённые по общему признаку и примерной стоимости одной единицы товара. Например, категория «пишущие средства» будет включать в себя шариковые ручки, карандаши и т.д.
После объединения канцелярских принадлежностей в категории можно приступить к составлению акта их списания.
к содержанию ↑Пошаговая инструкция по составлению акта на списание канцтоваров
Поэтапно разберём процесс составления и заполнения документа.
Ниже по документу следует его вводная часть. Здесь указывается дата составления документа, населённый пункт и полное наименование организации, производящей списание. Следом вносим информацию о назначении комиссии соответствующим приказом директора организации.
Указываем реквизиты приказа и ФИО директора. Далее отмечаем всех членов комиссии, указывая их должность в организации и ФИО. После указываем причину списания товаров (товары были израсходованы).
Также следует обязательно указать период, за который списываются товары. Это важно для грамотного ведения бухгалтерского учёта. Нельзя допустить того, чтобы один товар был списан дважды.
Так должна выглядеть эта часть документа:
Г. Санкт-Петербург 13 апреля 2025 года
Приказом директора Хрущёва Н. С. № 5 от 13.04.2024 года назначена комиссия для списания канцтоваров в следующем составе:
Главный бухгалтер Иванов А. Ю.
Комиссия в указанном выше составе производит списание израсходованных за период с 01.01.2024 г. по 01.04.2024 г. следующих канцтоваров:
Следующей частью документа будет его основная часть. Этот блок официальной бумаги выполняется в виде таблицы. Таблица должна содержать всю важную для бухгалтерского учёта информацию.
Указываем наименование списываемого канцтовара, количество списываемых единиц, закупочную стоимость товара и итоговую сумму. Под таблицей дублируем итоговую сумму текстом. Такая предосторожность позволит избежать неприятной опечатки в документе.
Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой в случае возникновения расхождений между ними.
Так должна выглядеть готовая таблица:
Всего списано канцтоваров на общую сумму: две тысячи двести пятьдесят рублей.
Далее члены комиссии подтверждают целесообразность списания и удостоверяют этот факт своими подписями.
После заверения официальной бумаги автографами документ может быть передан в бухгалтерию. Подписанный акт будет служить основанием для списания средств с баланса организации.
к содержанию ↑Кто имеет право использовать
Это распространенная форма снятия с учета, которая активно применяется малым, средним и крупным бизнесом в равной мере, так как списать канцтовары появляется потребность у каждого предприятия. Здесь не играет роли система налогообложения.
Зачем его оформлять
Довольно часто компании, которые регулярно приобретают «канцелярку», относят ее на расходы в тот момент, когда покупают. Но это неправильное решение, потому что налоговая служба может выписать штраф, так как в таком случае налог на прибыль становится больше. Инспектор не признает это расходами, которые относятся к основной деятельности без повода.
Именно составленный документ становится причиной, которое оправдывает снятие товарно-материальных ценностей с учета и позволяет причислять сумму к расходам предприятия. С его помощью появляется возможность официально снизить налоговую базу на все траты такого рода.
к содержанию ↑Причины и основания для списания канцтоваров в акте — образец и примеры
Многие бухгалтера считают, что проще проводить такую операцию сразу же после покупки КТ. То есть их привозят в компанию, отмечают постановку и тут же относят на расходы по основной деятельности. С одной стороны, так специалист не забывает указать трату.
Но с другой периодическое приобретение и постоянное снятие в тот же день становится нарушением.
Когда инспектор будет проводить аудит деятельности, он признает этот метод неверным, пересчитает и перераспределит баланс так, что придется заплатить крупную сумму из-за изменения уровня прибыли.
Поэтому стоит действовать иначе. Как списать канцелярию – убирать материалы по заранее спланированному графику, который установят специальным распоряжением. Еще один вариант – создание приказа руководителя, в соответствии с которым ответственные лица проводят инвентаризацию.
к содержанию ↑В какой момент составляется и кто будет применять
Эта процедура предполагает, что велся учет от приобретения материалов до снятия с баланса предприятия. Поэтому все операции должны быть и необходимо, чтобы они шли по определенному алгоритму.
1. ТМЦ поступает от поставщика или командировочного работника – пишется ПКО по ф. №4;
2. Если необходимо отправить товары в определенное подразделение, то указывается требование-накладная (ф. №11), где есть назначение и количество продукции;
3. Составляется и подписывается документ, перед которым обычно оформляется распоряжение руководства.
Пользоваться подобной бумагой можно каждому предприятию на общем налогообложении и на «упрощенке». То есть они могут снимать с баланса предметы, которые предварительно туда поставили. Но важно, чтобы КТ были в том в объеме, который больше, чем списываемый.
В момент инвентаризации до составления акта они тоже обязаны быть на счетах.
Не желательно пускать все это на самотек, так как если не контролировать количества и не приходовать ТМЦ по приходу, то потом и в момент списания появятся проблемы, так как нет оснований для этого. Даже если кажется, что стоимость купленных ручек невелика, постепенно она накапливается и одной операцией ее уже не получится снять с баланса. Недостачи будут расти с каждым месяцем.
При этом свести отчетность не получится.
Сейчас есть множество самых разных приказов и рекомендаций от Правительства, которые касаются снятия с учета основных средств и ТМЦ. Обратите внимание на Приказ Минфина под номером 16 , который раскрывает два приложения:
1. Отражает состояние счетов, на которых будет вестись подсчет;
2. Показывает, как можно использовать бюджетное средство.
Кроме того, в каждой организации обязательно составляются свои внутренние распоряжения, которые помогают регулировать особенности и порядок движения КТ.
к содержанию ↑Списание канцтоваров в 1С 8.3 Бухгалтерия
Компьютерные программы взяли на себя множество функций, которые ранее выполнялись вручную. 1С: Предприятие 8.3 — одна из популярных комплексных систем автоматизации учета, финансов, налогового учета и управления предприятием. Она позволяет контролировать все процессы, происходящие на предприятии, и имеет огромный функционал.
И ведение учета товаров, и их списание – не исключение. Рассмотрим, как правильно списать канцтовары в 1С 8.3.
к содержанию ↑Списание канцелярских товаров в 1С 8.3
Как только настройка учета канцелярских товаров будет завершена, можно переходить к процессу выдачи сотрудникам канцтоваров и их списанию в программе.
Для того, чтобы списать канцтовары в 1с 8.3, необходимо выбрать их в системе. Это можно сделать через форму «Требования-накладная», которая находится во вкладке «Склад» главного меню программы 1С.
Создайте новую запись, где укажите номер и дату создания записи, а также из списка выберите склад, с какого будут списываться канцтовары в 1С.
После этого укажите те материалы и их количество, которые необходимо списать. Для удобства можно воспользоваться кнопкой «Подбор».
В открывшемся окне наглядно видно, какие канцтовары и в каком количестве есть на складах в организации.
Выберите нужные канцелярские товары, укажите количество для списания и после того, как вы закончили выборку нужных товаров, нажмите кнопку «Перенести в документ». После этого табличная часть заполнится на основании внесенных вами данных.
Обратите внимание на вкладку «Счет затрат». В ней определяется счет, на какой будут списываться канцелярские товары. Статью затрат можно оставить по умолчанию или создать свою (к примеру: «списание канцтоваров»).
А если вам необходимо списать разные канцтовары на разные счета, то воспользуйтесь пунктом «Счета затрат на закладке «Материалы». При его активации появляется возможность для каждого пункта номенклатуры установить свой счет затрат.
После заполнения всех необходимых данных, документ нужно провести и сохранить. При нажатии на кнопку «Провести» система автоматически списывает указанное количество канцелярских товаров и обновляет данные в регистрах учета.
Преимущества списания канцелярских товаров в 1С 8.3
Списание канцелярских товаров в 1С 8.3 имеет несколько преимуществ, среди которых:
- Удобство учета. Списание канцтоваров в 1с 8.3 позволяет вести учет товаров более точно и быстро. Вся информация хранится в системе и доступна для просмотра в любой момент времени.
- Экономия времени. Автоматическое списание канцелярских товаров позволяет сократить время, затрачиваемое на учет и списание товаров.
- Уменьшение ошибок. Система 1С 8.3 позволяет минимизировать возможность ошибок при учете и списании товаров благодаря автоматическому подсчету остатков и движению товаров на складе.
Так, списание канцтоваров в 1С — это удобный и эффективный способ вести учет товаров на складе организации. Благодаря автоматизации процесса можно контролировать остатки товаров и избежать ошибок при их списании.
- 1С 8.3 Бухгалтерия: отпуск по беременности и родам
- Возврат аванса покупателю в 1С:Бухгалтерии 8
- Возврат товара в 1С 8.3 Бухгалтерия от покупателя
- Где в 1С найти штатное расписание
- Где найти и как настроить ответственных лиц в 1С?
- Где хранится копия 1с при обновлении
- Где хранятся настройки отчетов в 1С?
- Где хранятся файлы обновлений 1с 8.3?
- Дополнительные расходы в 1С
- Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Как в 1С Бухгалтерия посмотреть остатки товара на складе?
- Как в 1С выделить несколько строк
- Как в 1С ЗУП создать отменяющий отчет СЗВ-ТД
- Как выбрать код трудовой функции в 1С ЗУП
- Как начислить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия?
- Как откатить назад обновление 1с?
- Как отправить счёт на оплату покупателю
- Как оформить больничный в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Как правильно учесть прослеживаемые основные средства в 1С
- Как принять на работу в 1С?
- Как сделать акт выполненных работ в 1С 8.3
- Как сделать акт сверки в 1С
- Как сделать договор в 1С 8.3: шаблоны договоров
- Как сделать инвентаризацию товаров на складе в 1С?
- Как сделать платежное поручение в 1С 8.3
- Как скопировать информационную базу 1С?
- Как создать контрагента в 1С?
- Как удалить помеченные документы в 1С?
- Компенсация отпуска при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Методика расчета себестоимости товаров и услуг в 1с УНФ
- Настройка стандартных и внешних отчётов в 1С:УНФ
- Начисление зарплаты в 1с 8.3
- Норма расхода в 1С:ЕRP
- Перемещение товара между складами в 1С
- Поиск и удаление дублей в 1С 8.3
- Проведение корректировки долга в 1С
- Регистры налогового учета в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти
- Списание канцтоваров в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Табель в 1С бухгалтерия 8.3
- Тестирование и исправление информационной базы
- Учет ГСМ в 1С 8.3
- Учет производства в 1С Бухгалтерия8.3
- Учет расходов будущих периодов в 1С
Документальное оформление списания канцелярских товаров в организации
Работа даже самой маленькой организации или предприятия невозможна без канцелярских товаров. Для заключения договоров, заказов материалов, учета имущества и произведенной продукции требуются письменные принадлежности, бумага, дополнительные приспособления. Большая часть этих изделий относятся к расходным материалам, поэтому их требуется регулярно списывать и закупать новые ресурсы.
Списание канцелярских товаров израсходованных на нужды организации, оформляется специальным актом.
к содержанию ↑Для чего производится списание
Любые расходы организации должны подтверждаться документально. Приобретая те или иные письменные принадлежности, приспособления, оргтехнику, предприятие расходует на них деньги. Если не списывать потраченную бумагу, карандаши, ручки, в сведении итогов эта сумма пропадет.
Поэтому приходится сначала оприходовать приобретение канцтоваров, потом списывать. Сам процесс проходит в три этапа:
- Приобретение канцпринадлежностей (с получением счета в торгующей организации).
- Передача товара в подразделение.
- Создание комиссии, составление акта списания.
Если решать, на какой счет отнести канцтовары, то следует определить, относится ли данный конкретный предмет к основным средствам или материальным запасам. Предметы, имеющие срок использования менее года и стоимость менее 10000 рублей, относят к материальным запасам. Их списывают сразу после выдачи.
Более дорогие изделия относятся к основным средствам, поэтому бухгалтеры должны учитывать амортизацию при их использовании. По окончании расчетного периода их можно списать. Только учитывая стоимость, можно списать калькулятор в бюджетной или иной организации.
Следующая