Гарантийное письмо

В законодательстве не закреплено требований к оформлению и использованию гарантийных писем. Однако составители должны придерживаться принятых в деловой среде правил. В частности, документ предполагает структуру с такими элементами, как:

• Реквизиты отправителя — название и адрес организации, телефон и адрес электронной почты для связи, регистрационный номер либо паспортные данные физического лица;
• текст письма — изложение сути обращения с указанием условий, сроков и других факторов, которые имеют значение для выполнения обязательств;
• подпись отправителя;
• дата подписания.

Порядок подписания и вручения

Подписывает гарантийное письмо руководитель компании либо сотрудник, уполномоченный работать с подобными документами. При этом указывается должность, записываются полностью ФИО и ставится личная подпись.
Вручить письмо можно несколькими способами:

• Лично — адресату необходимо расписаться в получении;
• почтой — письмо отправляется заказным и предполагает вручение почтовой службой под роспись;
• с помощью средств связи — факсом или по электронной почте.

Также стоит отметить, что заверять письмо у нотариуса не нужно.

Гарантийное письмо: образец и правила составления

Гарантийное письмо

Правильно составленное гарантийное письмо позволит компании избежать неприятностей при задержке оплаты контрагенту или претензий со стороны партнера при несвоевременном выполнении каких-либо работ. Рассказываем подробно о видах этого документа и правилах его оформления.

Гарантийное письмо — это официальный документ, который направляют контрагенту для подтверждения обязательств выполнения каких-либо действий.

Письмо не относится к нормативным актам, поэтому его автор, по большому счету, может не выполнить те условия и обещания, которые он декларирует в документе. Обладатель письма не имеет никаких юридических преференций. Однако суд вправе рассматривать письмо в качестве доказательств, если посчитает это необходимым.

Может показаться, что это какая-то бессмысленная бумага. И все же гарантийные письма составляют довольно часто. Они служат для информирования клиента об изменении сроков, обязательстве выполнить работы, подтвердить намерения или возможности, успокоить партнера, подтвердить репутацию.

А еще получение гарантийного письма продлевает исковую давность по невыполненным обязательствам.

Пример. Компания А не получила оплату по договору. Подходит срок исковой давности по этому контракту, который в России составляет 3 года.

Вариантов у кредитора два: списать дебиторскую задолженность или обратиться в суд. Может сложиться такая ситуация, когда не подходит ни один из них. С помощью гарантийного письма можно прибегнуть к третьей возможности: если в этот момент должник подпишет такой документ, с его даты начинается новый 3-х летний срок исковой давности.

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из самых распространенных видов этого документа — письменное обязательство оплатить задолженность к определенному сроку.

Пример: Компания А должна оплатить компании Б поставленный товар в срок до 25 июля 2019 года, но по каким-то обстоятельствам не может этого сделать. Чтобы предотвратить юридические разбирательства, успокоить поставщика или получить от него очередной товар, компания А готовит письмо, в котором обязуется погасить задолженность до 25 августа 2019 года, т.е. с месячной просрочкой.

Компания Б принимает это во внимание, не обращается в суд или к коллекторам, возможно даже отгружает новую партию, но пени и штрафы за просрочку оплаты выставляет в соответствии с имеющимся между партнерами договором.

Из приведенного примера видно, что компания А, письменно изложив свою ситуацию и сообщив о месячной просрочке, достигла нескольких целей:

1. Проинформировала партнера о том, что у нее сложились некоторые сложности с наличием денег, но они временные и решаемые — это не закрытие компании, не банкротство и не обман. Тем самым компания избежала обращения в суд и предъявления исков.
2. Проявила себя в качестве ответственного контрагента — т.е. не исчезла на время просрочки, а известила заранее компанию Б, чтобы та смогла перераспределить свои финансовые потоки и выйти из ситуации с меньшими потерями. Тем самым компания А сохранила партнерские отношения.
3. Получила возможность временного изменения условий контракта (т.е. отсрочку, не предусмотренную в договоре) без его аннулирования, претензий и нервотрепки на время задержки в оплате.
4. Возможно, получила очередную поставку без оплаты предыдущей. Это не обязательное следствие написания гарантийного письма, но вполне вероятное: если бы гарантия не была предоставлена, очередной поставки точно бы не было.

Важно! Если вы разрешаете контрагенту оплатить товар или услугу с опозданием, но хотите впоследствии получить пени за просрочку в соответствии с договором, нужно письменно известить контрагента о том, что вы согласны с отсрочкой, но в остальном условия контракта, в том числе о санкциях, остаются неизменными.

Как мы уберегли клиента от потери 1,1 млн. рублей

Или кейс о том, чем может обернуться неправильная оптимизация налогов

• Как ИП на ОСНО хотел сменить режим налогообложения
• Что не предусмотрел их бухгалтер
• Как Главбух Ассистент помог клиенту не потерять деньги

Передайте бухгалтерию в Главбух Ассистент, чтобы действительно экономить на налогах.