Как доказать факт поставки товара: разбираемся на примерах из практики
С поставкой товара сталкивается практически каждая компания. Однако не всегда ее оформлению уделяется должное внимание, хотя от этого зависит, будет ли оплачен поставленный товар или поставлен купленный. Рассмотрим, какие документы или действия подтвердят факт поставки, а каких будет недостаточно.
Товарная накладная
Самый надежный способ зафиксировать факт поставки — подписать товарную накладную. По общему правилу она подтверждает, что товар принят покупателем и подлежит оплате. Накладная должна содержать все необходимые сведения: реквизиты договора, наименование, количество, цену товара, подписи должностных лиц поставщика и покупателя, оттиски их печатей, дату составления и номер.
Один из самых важных реквизитов — подпись лица, принимающего товар. У него на это должны быть полномочия, иначе накладная бесполезна. Лучше всего заблаговременно запросить у контрагента доверенность на то лицо, которое будет принимать товар.
к содержанию ↑Акт приема-передачи
Еще один надежный способ подтвердить поставку — подписать акт приема-передачи товара. Важно, чтобы он был подписан уполномоченными лицами.
Имейте в виду: если нет акта, но есть товарная накладная, факт поставки все равно будет считаться доказанным.
к содержанию ↑Таможенная декларация
Если в качестве доказательства передачи товара представляются одни только таможенные декларации, суд не признает поставку состоявшейся. Чтобы подтвердить факт поставки, нужны первичные учетные документы. К ним как раз и относятся накладные, в том числе CMR, акты приема-передачи.
Декларации их не заменят.
Акт сверки взаимных расчетов
Сам по себе акт сверки в качестве доказательства поставки, скорее всего, не примут. Однако в совокупности с другими документами он может пригодиться. Суды указывали, что исполнение обязательств по поставке подтверждается актами приема-передачи, актами ввода товара в эксплуатацию и проведения инструктажа специалистов, товарными накладными, сводным актом приема-передачи товара, а сумма задолженности — актом сверки взаимных расчетов.
к содержанию ↑Счет-фактура и УПД
Не подтвердить факт поставки и одним лишь счетом-фактурой. Он содержит информацию о величине платежа и о товарах, подлежащих оплате. Можно сказать, что он выставляется для оплаты товаров, а не для фиксации факта их получения.
Другая ситуация с универсальным передаточным документом (УПД), подписанным уполномоченным представителем покупателя. Такой документ подтверждает факт поставки. В отличие от счета-фактуры, УПД может фиксировать передачу груза, так как содержит реквизиты должности лица, получившего груз или уполномоченного на принятие товара от имени покупателя.
Рекомендуем продавцу утвердить в учетной политике форму УПД и порядок ее применения.
к содержанию ↑Факт оплаты товара
Частичная оплата товара в некоторых случаях может свидетельствовать о том, что товар был поставлен. Однако полностью полагаться на этот довод, чтобы взыскать полную оплату, не стоит. Он может сработать вместе с другими доказательствами.
Частичную оплату могут расценить как одобрение покупателем приемки товара лицом, полномочия которого не подтверждены. Представить товарную накладную или акт приема-передачи все-таки придется.
к содержанию ↑Какие документы необходимы для перевозки грузов по России
06.12.2023
Чтобы отправить партию товара от поставщика покупателю и соблюсти все требования закона, каждому участнику перевозки необходимо оформить пакет документов: товарно-транспортную накладную, путевой лист и другие бумаги. Если перевезти с одного склада на другой нужно продукты питания, алкоголь или животных, экспедитору потребуются дополнительные справки. Разберёмся в том, какими документами подтвердить перевозку груза.
к содержанию ↑Основные документы на груз
Рассмотрим, какие документы подтверждают перевозку груза в общем случае. Эти бумаги потребуются для доставки и опасных веществ, и скоропортящихся продуктов, и безопасных товаров с длительным сроком годности.
Перевозочные документы грузов
Электронный путевой лист
Заказ-наряд
Транспортная накладная
ЭМД
Транспортная квитанция
Грузовая накладная
Сопроводительная ведомость
Доверенность на получение груза
Маршрутный лист
Акт приёма -передачи
Доверенность на ТМЦ
ЭПД
Разница в ТТН и ТН
Товарно-транспортная накладная
Договор между контрагентами
Если поставщик не доставляет товар самостоятельно, а нанимает перевозчика, потребуется заключить трёхсторонний договор о перевозке груза. Предмет такого договора — перевозка груза за плату. Документ подписывают продавец, покупатель и экспедитор, который отвечает за доставку партии.
Чтобы подтвердить перевозочный договор, необходимо составить транспортную или товарно-транспортную накладную.
к содержанию ↑Товарная накладная и транспортная накладная
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, в котором указывают данные грузоотправителя и грузополучателя, а также характеристики отправленной партии: наименование товара, количество предметов, вес груза и его стоимость. С помощью формы ТОРГ-12 поставщик может списать партию со склада, а покупатель — оприходовать полученный товар. Товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах: один бланк остаётся у продавца, второй передают покупателю.
Вместе с бланком ТОРГ-12 необходимо использовать транспортную накладную (ТН). Её форма дана в приложении № 4 к постановлению Правительства № 2200. В ТН вносят все сведения о доставке партии: данные продавца, перевозчика и покупателя, реквизиты договора о перевозке, параметры транспорта.
Транспортную накладную заполняют в трёх экземплярах: для поставщика, перевозчика и получателя груза. Обычно ТН создаёт грузоотправитель.
к содержанию ↑Товарно-транспортная накладная (ТТН)
Вместо товарной и транспортной накладных можно применять единую товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. В ТТН указаны данные и о проданном товаре, и о его доставке. Таким образом, с помощью этого документа можно подтвердить перевозку груза, списать продукцию со склада и оприходовать товары.
Заполнять ТТН нужно в трёх или четырёх экземплярах в зависимости от вида товаров.
Товарно-транспортную накладную необходимо заполнять при перевозке алкогольной продукции.
к содержанию ↑Путевой лист
В путевой лист вносят данные водителя, информацию о маршруте, времени начала и конца рейса. Медработник ставит в листе отметки о состоянии водителя до и после рейса. Механик указывает результаты техосмотра автомобиля при выезде и при возвращении.
Бланки путевых листов для грузовых и легковых автомобилей приведены в приложении к постановлению Госкомстата № 78 .
С 2025 года можно использовать электронные путевые листы. Для оформления перевозочных документов в электронном виде подойдёт сервис 1С-ЭПД. С помощью этого модуля вы сможете заполнять бумаги и отправлять их контрагентам, оставаясь в системе «1С».
Сервис также передаст все документы на перевозимый груз в ГИС ЭПД.
к содержанию ↑Акт приёма-передачи
Акт приёма-передачи груза подтверждает то, что получатель принял товар. Грузополучатель должен подготовить этот документ в двух экземплярах: один остаётся в его собственном архиве, второй направляется грузоотправителю. В акте приёма-передачи груза необходимо указать наименование, массу и ценность груза и описать то, в каком состоянии этот груз был доставлен: была ли нарушена упаковка, были ли соблюдены особые условия перевозки.
к содержанию ↑Доверенность на получение товара или ТМЦ
Если приёмкой груза занимается не сам грузополучатель, а ответственный сотрудник, руководитель компании должен составить на имя работника доверенность. Для доверенности на получение товара или товарно-материальных ценностей можно использовать форму № М-2 или № М-2а. Компания имеет право составить свой бланк доверенности.
В этот документ необходимо включить информацию о доверителе и об ответственном сотруднике, а также перечислить полномочия работника, который действует по доверенности.
к содержанию ↑Договор фрахтования и заказ-наряд
Для доставки груза перевозчики могут арендовать чужой автомобиль. В этом случае компании потребуется заключить с арендодателем договор фрахтования. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик.
Договор фрахтования должен содержать данные обеих сторон сделки, информацию об арендованном транспорте, размере платы за его использование и о длительности перевозки.
В некоторых случаях вместо договора фрахтования можно составить заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Заказ-наряд подходит, если транспортная компания не занимается учётом перевозимого груза. С 2025 года договор фрахтования и заказ-наряд можно составлять в электронной форме и отправлять контрагентам с помощью сервиса от оператора ИС ЭПД.
к содержанию ↑Электронный многоцелевой документ
Электронный многоцелевой документ (ЭМД) обычно используют при авиаперевозках. В ЭМД отражают информацию о взимании сборов и платы, в частности при отказе грузоотправителя или грузополучателя от перевозки или при изменении условий доставки.
Дополнительные документы на перевозимый груз
Рассмотрим, какие документы при перевозке груза требуются только в особых случаях.
Вам накладную или акт?
28.01.2005 распечатать «Для учета затрат на перевозку обязательно нужен акт приемки-передачи», – утверждает инспектор. Минфин считает иначе.
Бухгалтеры, которые сталкивались с грузоперевозками, не понаслышке знают: перевозчики выдают заказчикам акт приемки-передачи редко. Ограничиваются обычно товарно-транспортной накладной. Далеко за примером ходить не надо.
Так поступает Российская железная дорога (РЖД). И от того, что она так поступает, страдает фирма-заказчик. Уменьшить облагаемую налогом прибыль на сумму транспортных расходов ей мешает инспектор.
В чем сила, брат. Он требует акт приемки-передачи. На то, что транспортные услуги может подтвердить только этот документ, указал начальник отдела налогового учета департамента налогообложения прибыли МНС Владислав Синилов.
Надо сказать, свою позицию налоговая обосновать может. Затраты на транспорт Налоговый кодекс отнес к материальным (подп. 6 п.
1 ст. 254). Принять же эти расходы в налоговом учете можно на дату «подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи.
» (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Отметим, что это правило действует в отношении только тех фирм, которые работают по методу начисления. Статья Налогового кодекса, посвященная кассовому методу (ст. 273 НК РФ), акт не упоминает.
Итак, вроде бы акт нужен. Но не будем торопиться с выводом. сила в правде Ответим на вопрос: зачем нужен акт приемки-передачи? Этот документ подтверждает факт оказания услуги.
Ответим на другой вопрос: зачем нужна товарно-транспортная накладная? Она подтверждает (в том числе) факт перевозки, которая в свою очередь тоже является услугой. В документе ставят отметки о том, что перевозчик груз получил, перевез и передал покупателю. А теперь сделаем логический вывод: и акт, и накладная подтверждают одно и то же.
И требовать оба документа смысла нет. Разве только для того, чтобы исключить споры с работниками налогового ведомства. Следует отметить, что в ряде регионов контролеры уже соглашаются с тем, что в отношении транспортных услуг достаточно товарно-транспортной накладной ( www.r68.nalog.ru ).
Об акте приемки-передачи высказывалось столичное налоговое управление. Оно указало, что подтвердить транспортную услугу этот документ не может. Нужна накладная (письмо УМНС по г.
Москве от 7 июля 2003 г. № 26-12/37027). Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12 августа 2003 г.
по делу № Ф08-2904/2003-1079А). Безусловно, главный аргумент в пользу того, что акт не обязателен, – официальная позиция Министерства финансов. Она изложена в письме от 30 апреля 2004 г.
№ 04-02-05/1/33 (подробнее о нем мы писали в ноябрьском номере на стр. 77). Финансовые работники подчеркнули, что «для признания расходов.
понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ является обязательным. если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором». Иначе говоря, если в законе и соглашении с перевозчиком ничего об акте не сказано, его можно не составлять.
О. Сумина, налоговый адвокат
В статье использованы фото с сайта freepik.com
к содержанию ↑Ремонт как основное средство
24.07.2024
Как предоставить детский вычет по НДФЛ, если зарплата выплачена с задержкой
23.07.2024
Как не потерять НДС-вычет при расчетах по предоплате
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
В каких случаях оформляется акт приёма-передачи
Акт приёма-передачи применяется в различных ситуациях, связанных с перемещением имущества: покупка и продажа товаров, их доставка на склад, ответственное хранение ценностей, оказание услуг, аренда недвижимости, оформление дарения, передача важных документов.
При передаче товара от продавца к покупателю акт подтверждает, что товар был передан покупателю. Если товар перемещается на склад, акт заполняется в трёх экземплярах для каждой из сторон. Если товар передаётся на ответственное хранение, акт дополняется соответствующим договором.
Обычно акт заполняется при продаже товара, однако он также может использоваться при перемещении товаров внутри организации.
к содержанию ↑Какие сведения содержит акт приёма-передачи
Информация, содержащаяся в акте приёма-передачи, зависит от конкретной ситуации, однако в нём всегда указываются следующие данные:
- наименование передаваемого товара или объекта;
- его характеристики (артикул, серийный номер, марка);
- информация о лице, передающем товар (ФИО, должность, контакты) и о лице, его принимающем;
- название организации, осуществляющей передачу;
- дата составления акта;
- ссылка на документ, на основании которого осуществляется передача (договор купли-продажи, например);
- стоимость товара или объекта;
- количество составленных экземпляров акта.
Если одной из сторон акта является физическое лицо, в документе необходимо указать его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передаётся комплекс товаров, в акте об этом также должно быть указано. Важно помнить, что подпись стороны, принимающей товар, подтверждает отсутствие претензий.
Акт приёма-передачи имеет юридическую силу при соблюдении следующих условий:
- Составлен в требуемой форме.
- Подписан обеими сторонами.
- Содержит все необходимые данные.
- Прилагается к основному документу, на основании которого происходит передача имущества.
Акт приёма-передачи не является самостоятельным документом, однако должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями: наличие печатей, подписей, обязательных реквизитов.
Можно ли использовать другие документы вместо акта приёма-передачи
Акт приёма-передачи служит для фиксации соглашения между сторонами, определения их прав и обязанностей, а также для урегулирования возможных споров до суда. Документ, заменяющий акт приёма-передачи, должен иметь аналогичную информацию и выполнять те же функции, например, товарная накладная.
При передаче товара можно использовать акт приёма-передачи или товарную накладную, однако в некоторых случаях необходим именно акт, особенно при передаче дорогостоящего оборудования для фиксации претензий покупателя или их отсутствия.
к содержанию ↑Когда акт приёма-передачи не нужен
Хотя в законодательстве нет требований об обязательном включении информации о передаче товара в отдельный документ, в некоторых случаях составление акта приёма-передачи необходимо. Например, при сдаче готового дома по договору долевого участия.
Законом не установлена определённая форма акта, поэтому его составляют в свободной форме с указанием всех необходимых сведений о совершённой сделке. В акте должно быть отражено совершение сделки между сторонами и все существенные условия.