Как заполнить гарантийное письмо об оплате
Заполнение гарантийного письма по готовому шаблону таит в себе много ловушек. Все случаи индивидуальны, универсального рецепта ГП не существует. Нужно тщательно продумать каждое написанное слово, чтобы потом оно не обернулось против вас.
Вот один из примеров. Сначала шапка: Ген. директору ПАО «Волки» Рычалову Льву Арнольдовичу от ген.
директора АО «Овцы» Шерстова Олега Сергеевича. Затем посередине строки слова “гарантийное письмо”.
Гарантийные письма в суде часто являются свидетельствами против их составителей. Чтобы минимизировать последствия неграмотного составления такого документа, лучше для его оформления обратиться к юристу.
- Помощь по административным имущественным вопросам
Остались вопросы? Юристы помогут. Кликните и подберите лучших
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Юристы сделают всё за вас.
к содержанию ↑Что такое гарантийное письмо
Этот документ фиксирует гарантию одного из участников сделки исполнить свои обязательства по заключенному договору и является основанием для отсрочки/ рассрочки платежей или реструктуризации долга. Такое письмо – одна из возможных форм обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной договора и содержит.
Формат и содержание гарантийных писем (ГП) специально никак не регламентируется, они могут быть составлены в произвольной форме. Однако существуют возникшие за многие годы практики примеры документов, которые условно можно считать образцами. Общий же принцип оформления ГП – следовать стандартам делопроизводства и правилам деловой переписки.
к содержанию ↑Покупка/поставка товаров
Гарантийное письмо на оплату товара составляется в случае, если даты поставки и оплаты не совпадают. Задержка может возникнуть как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя. В первом случае гарантируется поставка товара, во втором – его оплата.
В любом варианте в ГП необходимо прописать сумму поставки, наименование товара, реквизиты составителя письма, опционально – ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.
к содержанию ↑Оплата/оказание услуг
Такая форма гарантийного письма подтверждает обязательство исполнителя выполнить определенный вид работ или оказать означенный тип услуг в установленный срок и в полном объеме. Если инициатором ГП является заказчик, то он, соответственно, гарантирует оплату по договору. Однако ГП может взять функцию договора на себя, если в письме-оферте исполнитель обязуется выполнить работы, а заказчик в письме-акцепте гарантирует оплату.
к содержанию ↑Аренда помещения
Арендатору может понадобиться оформить гарантийное письмо собственнику помещения в случае, если их деловые взаимоотношения только начинаются. Такое письмо будет содержать обязательство своевременной оплаты по установленному графику.
Также ГП может быть решением, если у съемщика возникнет задолженность перед арендодателем. С помощью гарантийного письма стороны могут согласовать условия отсрочки платежа.
к содержанию ↑Погашение задолженности
Направляя гарантийное письмо по поводу оплаты задолженности, должник официально признает наличие долга и просит об отсрочке и/или реструктуризации. В тексте должны фигурировать сумма долга и планируемый график погашения, а в случае наличия договора между сторонами – его реквизиты.
ГП для налоговой службы
Данное гарантийное письмо может потребоваться при регистрации юридического лица, если создаваемая компания не является собственником помещения, а снимает его. Отправленное в налоговую ГП служит подтверждением, что согласно договору аренды, регистрируемому юрлицу здесь предоставляется юридический адрес.
Советы по написанию
Как мы уже отмечали, формально утвержденных стандартов гарантийного письма не существует. При его составлении необходимо придерживаться общепринятых правил делопроизводства, здравого смысла и ориентироваться на сложившуюся практику, примеры которой мы приведем ниже.
Итак, несколько общих советов по составлению ГП.
Если письмо составляется от имени организации, оформите его на бланке компании с соответствующими реквизитами, проставьте исходящий номер и зарегистрируйте в системе документооборота.
В тексте письма четко и лаконично опишите предмет гарантий и главные детали: сумма (цифрами и прописью), сроки оплаты, штрафы (опционально).
Письмо должно содержать сведения о договоре, на основании которого производятся расчеты (номер и дата заключения), а также реквизиты подписавших его сторон.
Подпишите письмо (у руководителя компании или главного бухгалтера) и поставьте печать.
Гарантийное письмо от ИП, не имеющего счета в банке и фирменной печати, должно содержать паспортные данные предпринимателя. То же относится и к ГП, которое составляется физическим лицом.
Грамотно составленное гарантийное письмо имеет юридическую силу, поэтому следует отнестись к его оформлению с достаточным вниманием и тщательностью.
Самые популярные ошибки при оформлении
При составлении ГП их авторы допускают ряд типичных ошибок, которые мы сейчас кратко разберем.
Неясные формулировки . Грамматические конструкции, которые непонятны или могут трактоваться двояко – одна из самых распространенных погрешностей.
Отсутствие в тексте ключевых параметров сделки . Если письмо не содержит такой информации, как реквизиты сторон, предмет договоренностей, сумма, сроки – его нельзя считать полноценным документом и надеяться, что его одобрит контрагент.
Отсутствие подтверждающих документов . К письму обязательно должны прикладываться дополнительные документы, необходимые для полного информирования контрагента (акт приема-передачи, свидетельство о праве собственности и пр.).
Непрошитое и непронумерованное письмо . Если ГП составлено на нескольких листах, на каждой странице необходимо проставить ее номер, а листы сшить.
Гарантийное письмо об оплате: где применяется и как составляется
Юридическая судьба гарантийного письма (его ещё называют гарантийным письмом об оплате или об оплате задолженности) весьма туманна.
Гражданский кодекс Российской Федерации не оперирует этим понятием, но в практике частноправовых отношений оно неплохо прижилось и активно используется. Гарантийное письмо это по существу письмо о намерениях, но не предварительный договор. С другой стороны, это такая форма обеспечения исполнения обязательства, но не совсем.
С третьей, вроде бы есть договор поручительства, который как раз и призван обеспечить гарантии исполнения обязательств, но субъекты правоотношений продолжают составлять гарантийные письма: им так удобнее.
Более того, существуют даже определённые традиции составления гарантийных писем (об этом мы сегодня поговорим), а также судебная практика по этому поводу.
Итак, в каких случаях гарантийное письмо составляется?
Само слово «гарантийное» подсказывает, что такого рода письмо составляется для заверения в истинности намерений. А потому, во-первых, гарантийное письмо составляется как документальное признание долга по договорам купли-продажи (чаще всего поставки), оказания услуг (выполнения работ), и в нём устанавливаются сроки погашения долга по оплате. Во-вторых, такое письмо может содержать своего рода просьбу продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг на условиях отсрочки платежа.
В-третьих, порой гарантийное письмо подменяет предварительный договор, то есть это бумага, в которой выражается намерение совершить сделку в будущем и это намерение как бы гарантируется.
В практике чаще всего гарантийные письма используются именно в первом значении как инструмент гарантии оплаты.
2. Гарантийное письмо об оплате. Как составить?
Для того, чтобы гарантийное письмо могло породить юридически значимые последствия, важно грамотно его составить. Гарантийное письмо должно быть написано ясно, точно и недвусмысленно давать понять, по какому обязательству, между какими сторонами и в какие сроки будет совершена оплата. Поэтому гарантийное письмо должно составляться по аналогии с гражданско-правовыми договорами и одновременно по канонам деловой переписки.
Гарантийное письмо должно содержать:
- Реквизиты адресата и адресанта;
- Отсылку к реквизитам договора, по которому гарантируется оплата (если договор заключён);
- Обязательство по сделке (например, поставка продовольственного товара, выполнение ремонтных работ, оказание образовательных услуг);
- Указание суммы, которая подлежит уплате;
- Срок уплаты суммы (или сроки при рассрочке);
- Реквизиты банковских счетов сторон;
- Подпись руководителя организации или полномочного представителя;
- Дату и номер письма.
Гарантийное письмо составляется в произвольной форме. И всё же дадим некоторые рекомендации по составлению качественного гарантийного письма:
1. Составляйте гарантийное письмо на фирменном бланке организации. Подпись директора или главного бухгалтера надлежит скреплять круглой печатью.
2. Несмотря на лаконичный характер гарантийного письма, целесообразно при его составлении указывать максимально полную информацию, имеющую юридическое значение. Например, не поленитесь указать корректно наименование товара по накладной и реквизиты самой накладной, счёт-фактуру, все реквизиты организации и, обязательно, банковского счёта, с которого будет осуществляться списание средств.
3. Даже если письмо подписывает руководитель организации, желательно наличие подписи и главного бухгалтера.
4. В качестве приложений к гарантийному письму могут служить:
копия свидетельства о регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН), копия приказа о назначении директора для подтверждения полномочий лица, подписавшего письмо, и так далее. Чем более прозрачным будет подход к составлению письма, тем больше доверия оно вызовет.
5. Можно в финал гарантийного письма включить оговорку об обязательности настоящего гарантийного письма. Вроде, мелочь, а формирует более серьёзное отношение к намерению.
3. А, может, лучше заключить договор поручительства?
Мы начали с того, что института гарантийного письма не существует. Это похоже на обычай делового оборота, что, в общем, даёт ему право на жизнь. Тем более, что по гарантийным письмам существует даже судебная практика.
Вместе с тем, что бы ни было записано в гарантийном письме, у него нет силы гражданско-правового договора и оно не даёт надёжных гарантий исполнения обязательств. А вот договор поручительства более надёжный инструмент, хотя и совершенно иной по природе. Тут уже не просто даётся обещание друг другу, а к участию привлекается третье лицо — поручитель, который обязывается перед кредитором другого лица отвечать за исполнение последним его обязательства полностью или в части.
В статье 361 Гражданского кодекса Российской Федерации отмечается, что договор поручительства может быть заключён в обеспечение как денежных, так и неденежных обязательств, а также в обеспечение обязательства, которое возникнет в будущем.
Полагаем, что непопулярность договора поручительства в сравнении с гарантийным письмом об оплате связана с тем, что по статье 363 ГК РФ поручитель отвечает перед кредитором солидарно с должником, если законом или договором поручительства не предусмотрена субсидиарная ответственность поручителя.
Тем не менее, о существовании такого способа обеспечения исполнения обязательства стоит помнить каждый раз, когда рука тянется составить гарантийное письмо. И, возможно, на внутренний вопрос «А, может, лучше заключить договор поручительства?» последует утвердительный ответ.
для компании «Юридиция»
29 апреля 2021 года
к содержанию ↑Какие юридические аспекты нужно соблюдать
Гарантийное письмо об оплате задолженности относится к юридически значимому документу, который составляет должник. Чтобы избежать в будущем проблем, необходимо сделать ксерокопию документа и завизировать ее у второй стороны, которая получит оригинал письма.
Если представлен образец гарантийного письма об оплате задолженности с графиком платежей, это подтверждает добросовестность плательщика и согласие с обязательствами погасить возникшую задолженность в рассрочку. Если кредитор не согласен на рассрочку, в последующем гарантийное письмо можно использовать в суде в качестве доказательства, что должник не отказывается от своих обязательств и планирует рассчитаться с задолженностью по представленному графику.
Рассчитайте, в течение какого времени вы сможете выплатить весь долг. Воспользуйтесь услугами по ведению бухгалтерии на аутсорсинге. Они в среднем обойдутся вам в 7 000 рублей в месяц.
Как это работает на примере Главбух Ассистент. Вы пишете ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам.
Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы. Узнать, во сколько услуга обойдется именно вашей компании, можно здесь.
Как мы уберегли клиента от потери 1,1 млн. рублей
Или кейс о том, чем может обернуться неправильная оптимизация налогов
В кейсе вы узнаете:
- Как ИП на ОСНО хотел сменить режим налогообложения
- Что не предусмотрел их бухгалтер
- Как Главбух Ассистент помог клиенту не потерять деньги
Передайте бухгалтерию в Главбух Ассистент, чтобы действительно экономить на налогах.
к содержанию ↑Примеры гарантийных писем, которые могут быть использованы в суде
Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется для того, чтобы обеспечить выплату долга контрагентам, юридическим компаниям, индивидуальным предпринимателям, бюджетным организациям В связи с тем, что письмо предназначено для досудебного урегулирования возникшего конфликта, необходимо учитывать, что дело все-таки может дойти до суда. В этом случае нужно представить перечень доказательств, что финансовые обязательства не были выполнены в силу уважительных причин.
к содержанию ↑Просрочка оплаты по договору
В связи с финансовым кризисом, который возник во многих компаниях во время пандемии, организации не смогли произвести выплаты по заключенным договорам. Контрагенты направили должникам претензии. На этом основании многим пришлось составлять гарантийное письмо об оплате задолженности в рассрочку с графиком платежей.
В этом случае в документе нужно прописать срок окончательного погашения задолженности. К нему приложить документы, которые подтверждают, что случилось это по причине непредвиденных обстоятельств.
Отсрочка оплаты коммунальных платежей
Гарантийное письмо об оплате задолженности по коммунальным услугам должно содержать отметку того, что к повышению цен никто не был готов. Платежи были произведены в полном объеме. Но в связи с повышением цен образовался долг, который компания «Спектр» просит реструктуризировать.
Полное погашение задолженности в размере 12 тысяч рублей будет произведено через две недели — 04.04.2021 года.
к содержанию ↑В каких случаях необходимо гарантийное письмо
Нередко письмо по оплате задолженности составляют в ответ на письмо-претензию, отправленную поставщиком. Составителями гарантийных писем могут быть как юридические, так и физические лица, а получателями могут выступать не только хозяйствующие субъекты, но государственные органы. Например, оно может потребоваться от работодателя, при подаче документов в ФМС для приёма на работу мигрантов.
Написать письмо можно самостоятельно или после консультации с юристом. Составленный надлежащим образом, документ имеет юридическую силу и может использоваться при урегулировании споров, как в досудебном порядке, так и в суде. Поэтому в договорном праве эти документы используются весьма часто, а вариантов их использования достаточно много.
Форма гарантийного письма не регламентирована законодательно, что, с одной стороны разрешает составить данный документ, используя свободные формулировки, а с другой стороны позволяет его получателю определить свои требования обязательные для составителя или требовать предоставление информации на специально разработанном для этого бланке.
Хранить документы в одном месте, найти нужный файл по ключевым словам, номеру, дате можно благодаря сервису для автоматизации бизнеса Бизнес.Ру. Попробовать бесплатно >>
Полезные документы для скачивания
Гарантийное письмо об оплате (образец) Скачать в .docПисьмо о сотрудничестве (образец) Скачать в .doc
При отсутствии особых требований к гарантийному письму, его составителю и его получателю, существует ряд требований, которых следует указать:
- Составляется на фирменном бланке, либо на листе формата А4 с указанием реквизитов предприятия;
- Если гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, требование или другое входящее письмо, необходимо указать его исходящий номер и дату;
- Получатель документа, в частности его полное ФИО или наименование юридического лица, адрес, телефон и иные сведения;
- Описание возникновения правоотношения сторон (реквизитов документов, подтверждающих возникновение обязательств номера и даты договоров, счетов, заказов, отгрузочных накладных, актов оказания услуг), гарантий, обязательств, условий, действий и сроков их исполнения;
- Если документ составлен на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
- В конце обязательно должны быть дата, подпись уполномоченного лица (в случае действий по доверенности, должны быть указаны номер и дата доверенности) и, при наличии, печать;
- Дополнительно могут быть приложены документы или их копии, с которыми составитель письма считает нужным ознакомить адресата. Приложенные документы могут быть сопровождены описью с указанием наименования документа, его номера и даты.
Рекомендации и требования к написанию гарантийного письма об оплате задолженности
Гарантию по оплате задолженности за товары оформляют обычно, как любой другой официальный документ, на фирменном бланке компании, либо на листе А4 с заполнением всех реквизитов.
При написании, учтите следующие аспекты:
- наименование документа – «гарантийное письмо»;
- проставьте город, дату написания и исходящий номер;
- если вы пишите ответ на претензию или требование обязательно сошлитесь на входящий номер;
- кому адресовано – название компании и ее ФИО руководителя;
- сам текст: «Организация(юридическое название) дает гарантию уплатить задолженность (а также пени/штрафы и т.д.) за (товары/оказанные услуги/произведенные работы) на общую сумму (цифрами/прописью) на основании (название и номер документа, по которому производится оплата — договор/счет/накладная) в срок до (дата погашения долга/график платежей);
- можно указать причины неуплаты, приложить документы указывающие на это, сослаться на лицо, ответственного за выплату долга;
- в конце проставить подписи, заверенные печатью, ФИО руководителя компании, а также главного бухгалтера.
Примеры гарантийных писем об оплате долга
Гарантийные письма об оплате задолженности пишутся по разным жизненным обстоятельствам. Например, часто письма, гарантирующие выплату долгу отправляются от одного контрагента другому, от ИП — компании и т.д.
Обязательно в письме стоит указать причины, почему была задержана оплата, образовался долг.
Ниже рассмотрим варианты примеров гарантийных писем об оплате задолженности, в том числе образец с графиком платежей.
Следующая