Универсальный корректировочный документ
Универсальный корректировочный документ включает в себя корректировочный счет-фактуру и извещение об изменении цены товара, услуги и т.д. Документ важен для компаний, которые платят НДС, поэтому надо серьезно отнестись к его заполнению, чтобы у налоговой не было претензий. Расскажем подробнее, что представляет собой эта бумага и как правильно внести в нее все сведения.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Когда компании заполняют УКД
- Если стоимость ранее осуществленной поставки поменялась из-за изменения цены и/или уточнения числа отгруженных товаров и т.п. и предложение об изменении поступает от продавца, при этом требуется согласие покупателя или нет (если раньше были установлены договоренности).
- Если продавцу необходимо задокументировать согласие с претензией компании-покупателя в случае выявления недочетов по количеству и качеству товаров и т.п. при их приеме и при этом не был подписан документ о расхождении доверенным лицом продавца.
Документ не нужно использовать:
- Если стоимость поменялась из-за допущения продавцом какой-либо ошибки в документах.
- Если имеет место ситуация, для которой надо использовать специальный порядок оформления бумаг (возврат товара, например).
Как заполнить УКД
В форме много реквизитов, разберем каждый из них.
Что такое статус УКД и что отметить
Данный реквизит носит информационный характер. Выбирают код «1», если документ выступает как КСФ + первичка, то есть соглашение или уведомление об изменении цены. В этом случае бумага будет основанием для вычета НДС.
Цифру «2» пишут, если документ применяют только в качестве первичного учетного, то есть это просто соглашение или уведомление об изменении цены. Хозсубъекты на упрощенке могут использовать документ со статусом «2», обязанности по перечислению НДС не будет.
к содержанию ↑Шапка УКД
Здесь необходимо указать такие сведения (они аналогичны тем, что прописаны в бланке КСФ):
- Номер заполняемого документа, дата.
- Какой КСФ исправляют (номер и дату). Заполняют при необходимости.
- К какому счету-фактуре формируется (также номер и дату бумаги). Этот пункт не заполняют, если документ имеет статус «2».
- Номер с учетом корректировки.
Обратите внимание! Если документ выступает как КСФ, то номер присваивают согласно общей хронологии нумерации счетов-фактур. Следует брать во внимание особый порядок нумерации корректировочных документов обособленными подразделениями. Когда УКД имеет статус «2», номер обозначают согласно общему порядку номеров корректировочных документов.
Такой реквизит, как номер, не указан в списке обязательных в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
- Название компании-продавца, ее адрес, ИНН, КПП.
- Название второй стороны сделки, адрес, ИНН, КПП.
- Название валюты и ее код.
Что важно знать о датах! В бумаге указывают 2 даты: дату составления (строчка (1)) и дату, когда покупатель согласился на изменение стоимости товара (или дату получения оповещения о изменении стоимости), — это строчка [13]. Первую дату ставит продавец, а вторую — фирма-покупатель.
Если статус «1», то в строку (1) вписывают реальную дату оформления первичного документа и КСФ. День составления — обязательный его реквизит. Выставлять этот документ, согласно законодательству, нужно не позднее 5 календарных дней с момента формирования бумаг, на основании которых осуществляется изменение стоимости товаров.
Если в договоре с клиентом не обозначено, что при изменении стоимости требуется его согласие, то УКД оформляется только для оповещения покупателя, а дата выставления КСФ будет такой, которая указана в строке (1). Если же требуется согласие, то такой датой будет считаться та, что значится в строке [13].
Если статус «2», то должна стоять дата совершения хозоперации (ст. 9 ФЗ №402-ФЗ).
Даты в строках (1) и [13] могут совпадать либо отличаться: в строке [13] отмечена более поздняя, чем в (1).
к содержанию ↑Законные причины возврата товара поставщику
При заключении договора на поставку товара две стороны – продавец и покупатель – обязуются выполнить оговоренные условия. Продавец должен поставить конкретный товар в надлежащем качестве, в указанном объеме и в оговоренный срок. Покупатель принимает товар и оплачивает выставленный счет.
При этом если продавец является плательщиком НДС, то к стоимости товара добавит налог на добавленную стоимость. В качестве подтверждения составит и передаст покупателю счет-фактуру, в котором будет указан начисленный НДС. Если покупатель тоже является плательщиком НДС, то на основании этого счета-фактуры сможет принять уплаченный налог к вычету в момент определения итоговой суммы НДС к уплате в бюджет (по окончании квартала).
На практике могут быть случаи возврата оплаченного товара от покупателя к поставщику. Для этого есть несколько законных причин, закрепленных гражданским законодательством:
Бланк по теме: Счет-фактура Посмотреть Скачать
- полученный товар не соответствует заявленным характеристикам, имеет недостатки, устранить которые проблематично или невозможно (ст. 475, 518, 523 ГК РФ);
- ассортимент продукции не соответствует указанному в договоре (ст. 468 ГК РФ) ;
- продавцом неоднократно нарушаются сроки поставки (ст. 523 ГК РФ);
- товар поступил в меньшем объеме (ст. 463, 466 ГК РФ);
- некомплектная поставка (ст. 480, 519 ГК РФ);
- продавец не приложил относящиеся к товару принадлежности или документы на товар (ст. 464 ГК РФ).
При этом гражданский кодекс почти во всех случаях дает продавцу возможность исправить ситуацию, но делать это нужно оперативно. К примеру, в короткие сроки (по согласованию с покупателем) довезти недостающие позиции товара, прислать документы, устранить недостатки и т. д.
Если продавец заменил ненадлежащий товар на качественный и соответствующий всем характеристикам по договору, то продавец не сможет аннулировать сделку.
к содержанию ↑Кто будет править документы: поставщик или покупатель
Изначально выставленный счет-фактура уже неактуален : в нем завышено количество товара, его общая стоимость и величина НДС. Помним, что покупатель вернул 1 видеокамеру продавцу, поэтому фактически сделка состоялась на 5 позиций.
Править данные будет продавец: он выставит новый документ – корректировочный счет-фактуру при возврате товара поставщику. Однако для этого ему понадобится документальное основание, что покупатель согласен на изменение условий сделки. Обычно это подтверждается первичным документом, которым стороны зафиксировали свое соглашение, в нашем случае это будет акт о возврате товара.
Срок выставления корректировочного счета – 5 календарных дней после оформления подтверждающего документа. Без таких документов выставлять корректировку нельзя (Минфин в письме от 9 февраля 2018 г . № 03-03-06/1/7833).
В течение какого срока после изменения стоимости поставки можно выставить корректировочный счет-фактуру за прошлый период, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение .
Бывают случаи, когда счет-фактуру на возврат товара поставщику выставляет покупатель. Это ситуации, когда он возвращает товар в рамках обратной сделки купли-продажи. Некоторые договоры содержат условия об обратном выкупе и позволяют производить такие сделки.
Проще говоря, не вернуть ранее купленный товар продавцу, а продать. При этом роли уже меняются: продавец становится покупателем, а покупатель – продавцом. Разумеется, в таких случаях покупатель (ныне продавец) выставит не корректировочный документ, а обычный счет-фактуру на реализацию товара.
к содержанию ↑Вычет НДС: что делать при возврате товаров
Корректировочный счет-фактура является полноценным основанием для принятия входящего налога к вычету. При этом продавец фиксирует корректировочный документ в книге покупок, а НДС может принят ь к вычету в периоде возврата товаров или в течение года после этого (ст. 171, 172 НК РФ).
Покупатель же заносит корректировочный счет в книгу продаж. Ему придется восстановить НДС, если до возврата он оприходовал товар и принял к вычету налог (ст. 170 НК РФ).
Однако если до этого не дошло, т. е. недостаток был выявлен сразу, а товар оприходован на забалансовом счете, то корректировать НДС не придется.
к содержанию ↑Когда закон позволяет покупателю вернуть товар
Заключая договор купли-продажи, продавец и покупатель рассчитывают, что прописанные в нем условия будут выполнены — поставщик отгрузит товар надлежащего качества в установленный срок и в согласованном объеме, а покупатель вовремя и в полной сумме расплатится.
По разным причинам покупатель может отказаться от поставки и вернуть товар продавцу. Перечень законных оснований для таких действий представлен на рисунке:
Гражданское законодательство также предусматривает, что покупатель не вправе отказаться от поставки или возвратить товар, если продавец оперативно заменит бракованный товар или доукомплектует его.
к содержанию ↑Упрощенный механизм оформления возвратных операций
С 2019 года технология оформления возврата товаров в налоговом учете значительно упростилась.
Посмотрите, что нужно учесть в 2022-2023 годах поставщику и покупателю при оформлении возврата товара:
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров.
Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Фраза «заполняем счет-фактуру на возврат поставщику» в настоящее время приобрела иное значение и вопрос о том, как оформить счет фактуру при возврате товара, решается проще, чем это происходило до 2019 года.
к содержанию ↑Когда счет-фактуру на возврат выставляет покупатель
Действующий механизм оформления возврата товаров не предусматривает для покупателя обязанности по выставлению счета-фактуры на возврат. Однако в отдельных случаях покупателю все-таки придется это сделать.
Из разъяснений чиновников следует, что обратный выкуп возможен не только в отношении нераспроданных качественных товаров (когда покупатель не смог реализовать товар к определенному сроку и возвращает их по условиям договора), но и бракованных (письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).
Таким образом, выставление счета-фактуры на возврат от покупателя в 2025 году возможно только в перечисленных случаях и зависит от условий договора.
к содержанию ↑Налоговые нюансы возврата товаров
Корректировочный счет-фактура при возврате товара является документом-основанием для получения вычета продавцом. Без него не обойтись. При этом покупателю и продавцу не требуется сдавать уточненные декларации по НДС за период отгрузки товаров в связи с возвратом.
Где продавец и покупатель отражают корректировочный счет-фактуру на возврат и для чего это нужно сделать, показано на схеме:
Если покупатель обнаружил брак при приемке товара и отразил его на забалансовом счете, необходимости в корректировке обязательств по НДС у него не возникает.
Порядок действий покупателя и продавца при возврате товаров разъясняется в письмах Минфина от 02.08.2019 № 03-07-09/58362, от 08.07.2019 № 03-07-11/50174, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208 и ФНС от 29.05.2019 № СД-4-3/10321@.
Если игнорировать данный порядок оформления возврата товаров и действовать по прежней схеме (когда процедура возврата сопровождалась счетом-фактурой от покупателя), продавец лишится вычета НДС.
Узнайте, какие налоговые последствия могут возникать в разных ситуациях:
к содержанию ↑Как возврат товара отразить в бухучете
Если в бухгалтерии появляется корректировочный счет-фактура на возврат, проводки производятся на счетах бухучета и у покупателя, и у продавца. Только основанием для них будет не счет-фактура (он не является первичным документом), а другие документы — к примеру, накладная с пометкой «Возврат товара» (п. 1 ст.
9 закона «О бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Если возврат товара оформлен как обратная купля-продажа и процедура возврата сопровождается оформлением обычной накладной и счета-фактуры на реализацию, проводки будут другими:
Подробнее о проводках в ситуации, когда изменяется стоимость первоначальной отгрузки, узнайте из статьи «Как отразить корректировочный счет-фактуру на уменьшение».
Корректировочный счет-фактура: правила оформления
Счет-фактура — документ, по которому покупатель принимает к вычету НДС по закупленным товарам и услугам. Зачем необходим корректировочный счет-фактура, в каких случаях выставляется, как его правильно оформить и отразить в налоговых регистрах по НДС, расскажем в нашей статье.
О том, зачем необходим и в каких случаях выставляется счет-фактура и корректировочный счет-фактура, сказано в статье 169 НК РФ. На их основании покупатель товаров и услуг уменьшает сумму налога на добавленную стоимость, уплачиваемую в бюджет (заявляет вычет). Правильное оформление этих документов позволяет избежать претензий налоговых органов.
Формы и правила заполнения установлены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
к содержанию ↑Форма счета-фактуры
Корректировочная счет-фактура: когда выставляется
В хозяйственной деятельности нередки ситуации, когда покупатель и поставщик договариваются об изменении количества или цены поставки. Например, предусматривается скидка на всю партию товара, поставленного за год при достижении определенных объемов закупки. В этом случае отгрузочные документы необходимо откорректировать.
Поставщиком оформляется корректирующая счет-фактура, если изменились следующие показатели, указанные в первичном отгрузочном документе:
- цена товара (работ, услуг);
- количество товара (работ, услуг);
- одновременно изменились и цена и количество;
- покупатель, не являющийся плательщиком НДС возвращает товар.
Форма КСФ
Если же обнаружена ошибка в оформлении первичной отгрузочной документации, то необходимо оформить исправленный счет-фактуру.
Пример составления КСФ
ООО «Компания» 26 марта отгрузило АО «Покупатель» товар. 25 мая было согласовано изменение цены на «Карандаш цветной» с 10 до 9 рублей. Также при пересчете поставленного товара обнаружено, что «Ручка шариковая» поставлена в количестве 202 шт., то есть на 2 больше, чем указано в отгрузочных документах.
28.05.2018 ООО «Компания» выставляет КСФ.
В строке 1 указываем дату и номер КСФ, а в строке 1б — реквизиты корректируемого документа.
В строках 2–4 — реквизиты участников сделки, а также валюту документа.
В табличной части указываем изменения по каждой позиции отдельно.
В конце формы не забываем поставить подписи ответственных лиц.
к содержанию ↑Отражение в книге покупок и книге продаж
При выставлении КСФ с увеличением цены или количества поставки продавец регистрирует его в книге продаж.
Корректировочные счета-фактуры на уменьшение отражают в книге покупок.
Покупатель должен действовать так:
- корректировочный счет-фактура от поставщика на увеличение — отразить в книге покупок;
- корректировочный счет-фактура от поставщика на уменьшение — отразить в книге продаж.
Записи в книгу продаж необходимо занести строго в квартале выставления (получения покупателем) документа. Сделать запись о КСФ в книге покупок можно в квартале выставления (получения покупателем), а также в течение трех лет с этой даты (п. 10 ст.
172 НК РФ ).
к содержанию ↑Возврат товаров в 2020 году: новые правила
Возврат товаров в 2020 году оформляют по прежним правилам. Как правильно оформить документы и учесть НДС при возврате товаров поставщику, читайте в статье.
Эксперты Системы Главбух составили полезную инструкцию для продавца, как продавцу учесть возврат товара: проводки, налоги, документы.
- Акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 Скачать образец бесплатно
- Претензия покупателя о возврате стоимости товара Скачать образец бесплатно
- Корректировочный счет-фактура на возврат Скачать образец бесплатно
- Полный список изменений в налогах и учете в 2020 году Скачать бесплатно
Таблица проводок при возврате товаров, принятых к учету покупателем
Проводка
Расшифровка
Сторнирована стоимость возвращенного товара
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
Восстановлен ранее зачтенный НДС
Если покупатель не принимал товар на учет, то до возврата поставщику товар следует учитывать за балансом на одноименном счете 002. И проводки будут такими:
- Дебет 002 – принят на ответственное хранение товар, не соответствующий условиям договора;
- Кредит 002 – возвращен товар поставщику.
Как оформить накладные при возврате товаров
Правила для первички не поменялись. Покупатель по-прежнему составляет акт о расхождениях, например товарную накладную по форме № ТОРГ-2, если обнаружил некачественный товар. Когда акт составляют в присутствии представителя поставщика, он ставит свою подпись.
Затем покупатель направляет поставщику претензию с требованием принять возвращенные товары и прилагает акт. Кроме этого, оформляет возвратную накладную. Поставщик принимает товары и делает отметку в накладной.
Как оформить возврат товара, если покупатель — физлицо и рассчитывался наличными: читайте комментарии экспертов ФНС в Системе Главбух.