Эффективные способы получения документов от контрагента: советы и рекомендации

Как я могу добиться подписания документов от клиента, учитывая то, что он не отдает их продолжительное время, не реагирует на запросы, но оплата и накладные проходят вовремя, и нужно получить эти документы срочно из-за налоговой проверки по возмещаемому НДС? Я планирую отправить запрос на бланке организации заказным письмом, но не уверен в его эффективности.

/ Нестор , Москва2022-04-21Категория: Гражданское право

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

к содержанию ↑

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

• Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
• Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

к содержанию ↑

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

Поделиться материалом:

​Списание безнадежной дебиторской задолженности: проводки по налоговому и бухучету

Выписка из ЕГРЮЛ: что это такое, для чего она нужна и как ее получить

Акт приёма-передачи помещения: для чего он нужен и как его правильно составить

Расчет заработной платы: процедура от и до

Франшиза «Пандора» — уникальная модель бизнеса

Инструкция по подаче искового заявления в арбитражный суд

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Что такое офшор и как он может помочь бизнесу

© 2014 «Дежур». Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации.

• Условия перепечатки
• Прислать материал
• Контакты администрации
• Правообладателям
• Карта сайта

• Как начать бизнес?
• Где взять деньги?
• Онлайн-помощь эксперта
• Бухгалтерские вопросы

к содержанию ↑

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

к содержанию ↑

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

к содержанию ↑

Как составить – пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

1. Необходимо составить «шапку» документу. Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат. К обязательным реквизитам отправителя, относятся:
   • его полное наименование;
   • адрес;
   • контактный телефон.

ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.

к содержанию ↑

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

1. положительный;
2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

1. «Шапка» ответа – составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ. В случае положительного ответа:
   • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
   • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
   • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

При отрицательном ответе указывается:

• ссылка на ранее полученный запрос;
• причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
• констатация отказа.

• Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
• Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
• Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

к содержанию ↑

Вариант положительного ответа

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

На № 01-11/323 от 25.11.16

Уважаемый Игорь Иванович!

Приложение на __8__ л.

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

к содержанию ↑

Вариант отказа контрагенту

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

На № 01-20/21 от 15.09.17

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

к содержанию ↑

Как сделать запросы в ФСБ и МВД и получить ответ?

Вы хотите получить копии документов из архивов Федеральной службы безопасности или Министерства внутренних дел? Исполнительный директор центра генеалогических исследований Genealogic Екатерина Новикова поделилась советами, как грамотнее построить работу.

Электронная приемная ФСБ

1. На странице fsb.ru в правом столбце находим «Веб-приемная».
2. Далее нажимаем: «Направить запрос о предоставлении архивной информации» – «По вопросам применения репрессий и реабилитации жертв политических репрессий по уголовным делам производства органов государственной безопасности (ВЧК-ОГПУ-НКВД-НКГБ-МГБ СССР, МСБ-АФБ-МБВД-МБ-ФСК-ФСБ России)».
3. Выбираете адресата (например, Управление ФСБ по Республике Карелия), заполняете форму и прикладываете документы о родстве. Форма дает возможность приложить только один файл объемом до 10 Мб, поэтому документы лучше заархивировать.

к содержанию ↑

Электронная приемная МВД

1. На странице мвд.рф выбираем вкладку Онлайн-сервисы.
2. Далее нажимаем ФКУ «Главный информационно-аналитический центр».
3. Выбираем регион, где произошло событие, заполняем форму и текст запроса и прикладываем документы о родстве. Здесь документы можно прикладывать по одному.

Нажимаете «Отправить» и ждете подтверждения на вашу электронную почту, что запрос принят и ему предложен идентификационный номер. По этому номеру вы сможете отслеживать статус заявления. Ответ сотрудники ведомства отправят вам либо по электронной почте, либо почтой РФ, в зависимости от того, какой способ получения ответа вы выберете.

В любом случае ответ придет к вам в течение 30 дней, даже если он будет о том, что требуется дополнительное время для поиска информации. Очень удобно. На моей практике потеряли такой запрос только однажды, пришлось звонить и узнавать, когда же будет ответ.

к содержанию ↑

«Почта России»

Если вам удобнее или привычнее отправлять письма на бумаге, то «Почта России» к вашим услугам. Распечатываете текст запроса, документы, подтверждающие родство, и направляете по адресу ФСБ или МВД той области, в которой предположительно произошло событие.

Через две недели после отправки желательно позвонить в канцелярию адресата и уточнить, дошло ли письмо, какой ему присвоили входящий номер, фамилию и контакты исполнителя. В соответствии с законом ответ должны вам направить в течение 30 дней с момента поступления письма и его регистрации.

В тексте запроса желательно указывать все свои контактные данные, телефон и электронную почту, потому что в случае, если единственный канал связи – это почтовый адрес, вы рискуете через 30 дней получить ответ, в котором будут запрашивать какие-нибудь дополнительные документы или данные, и получение желанных сведений отодвинется еще на месяц.

к содержанию ↑

Какие еще могут быть неожиданности?

Итак, запрос и документы о родстве направлены, запрос получен и в работе. Однако в некоторых субъектах РФ архивы ФСБ и МВД запрашивают не только копии документов о родстве, но и копию всех заполненных страниц паспорта, при этом копии должны быть нотариально заверены. Для ускорения процесса можно попробовать предварительно позвонить в канцелярию и уточнить требования к предоставляемым документам.

Если потребуются нотариальные копии, то отправлять придется только почтой РФ.

Следующая

РазноеСтатья 170 УПК РФ. Участие понятых (действующая редакция)