Как написать письмо нескольким людям (с примерами)

Первый шаг при адресовании письма нескольким людям — определить, нужно ли отправлять письмо по нескольким адресам и как оформить заголовок. Например, если вы пишете нескольким людям в одной организации, вам нужно будет указать адрес только один раз в нижней части заголовка. Если вы пишете нескольким людям в разных организациях, вам необходимо указать каждый адрес.

Варианты форматирования для адресации нескольким получателям следующие:

• Один адрес: При отправке письма нескольким людям в одной организации вы можете просто перечислить полные имена каждого получателя на отдельных строках, а затем указать единый адрес в нижней части заголовка.
• Более одного адреса: При отправке письма нескольким адресатам, находящимся в разных местах, часто лучше отправить каждому из адресатов отдельную копию, включающую только его имя и адрес. Рассмотрите возможность включения cc: после имен ваших адресатов, чтобы проинформировать их о том, кто еще получил письмо.
• Большие группы получателей: Если адресатов слишком много, чтобы реально написать индивидуальную копию для каждого, например, если вы пишете членам большого комитета, возможно, будет уместно написать одно письмо, адресованное всей группе.

Вы можете написать свой заголовок в левом верхнем углу письма. Обязательно указывайте любые официальные обозначения или названия должностей при написании имен получателей и разделяйте каждого получателя запятой.

к содержанию ↑

2. Напишите свое приветствие

После оформления письма в соответствующем формате важно написать приветствие, которое соответствует вашей ситуации. Постарайтесь не забыть указать любые официальные обозначения или названия должностей и убедиться, что они соответствуют тем, которые используются в вашем заголовке. Начните свое приветствие со следующих слов Уважаемый.

и заканчивать приветствия двоеточиями вместо запятых, чтобы оставаться формальным и профессиональным.

Если письмо адресовано одному адресату или группе людей, вы можете просто написать их полное имя и должность или название группы. Если вы пишете нескольким адресатам по одному адресу, вы можете перечислить их полные имена и должности через запятую. Если каждый адресат принадлежит к разным группам, отделам или местам работы, вы можете включить скобку, обозначающую эту информацию.

Вы также можете включить дополнительное обращение cc: в приветствии для адресатов с разными адресами.

к содержанию ↑

3. Проверьте точность

Важно использовать точную информацию при адресовании нескольким адресатам, чтобы убедиться, что ваши письма дошли до нужных людей и что вы адресуете их надлежащим образом. Перед отправкой письма обязательно проверьте следующие данные на правильность написания и точность:

• Названия должностей
• Обозначения
• Названия организаций
• Адреса
• Департаменты

Примеры писем, адресованных нескольким людям

Ниже приведены примеры удачных заголовков и приветствий, адресованных нескольким адресатам:

Пример 1

Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям по одному адресу:

Уважаемый господин. Джеймс Локвуд, мисс. Белла Рэмси, миссис. Дженна Ларсон:

Пример 2:

Ниже приведен пример письма, адресованного нескольким получателям по разным адресам:

Доктор. Марк Пирсон
CC: Доктор. Лилли Джонс, доктор. Ричард Вайц
Кардиология
Главный госпиталь Митчелл
1234 Medical Dr., Люкс 25
Рочестер, штат Нью-Йорк, 33445

Уважаемый доктор. Марк Пирсон:
КК: Dr. Лилли Джонс, д-р. Ричард Вайц:

Пример 3:

Ниже приведен пример письма, адресованного большой группе людей по одному и тому же адресу:

Члены приемной комиссии
Приемная комиссия
Университет Ричфилда
1234 Learning Lane, Suit 900
Ричфилд, штат ВИ 55440

Уважаемые члены приемной комиссии:

Обдумайте формальность

Уровень формальности в профессиональной переписке — важный момент, который необходимо учитывать. Если вы пишете коллегам, с которыми у вас уже сложились отношения, вы можете использовать менее формальные формулировки в своем письме. Если вы пишете новым знакомым, начальникам или инвесторам, лучше сохранить формальный и профессиональный язык вашего письма.

Обращение к отдельным лицам в приветствии

Обращаясь в заголовке к большой группе людей, например, к совету директоров или комитету, рассмотрите возможность индивидуального обращения к каждому члену группы в вашем приветствии, если их меньше восьми человек. Это может добавить ощущение личной связи в письмо, адресованное большой группе, и поможет вашим читателям почувствовать личное признание.

Подберите конверт в соответствии с заголовком

Важно, чтобы форматирование заголовка совпадало с форматированием почтовой информации на конверте. Убедитесь, что информация соответствует друг другу, чтобы ваша переписка оставалась аккуратной, профессиональной и не содержала несоответствий.

Рубрика:

• Карьера и Саморазвитие

Ключевые слова:Источник:

• indeed.com

В адресных графах в обязательном порядке следует указать:

• полное имя адресата или официальное наименование организации – получателя;
• индекс, который можно узнать на сайте или через приложение Почты России, а также и номер абонентского ящика, если он есть;
• название страны, региона, области либо края, а затем города;
• наименование улицы, номер строения, а также номер офиса или квартиры.

Для писем, которые адресат должен востребовать в отделении, делают пометку «До востребования» .

к содержанию ↑

Особенности отправки писем за рубеж и в республики

Для заграничной корреспонденции адрес пишут латиницей, используя арабские цифры. Название страны можно указать на употребляемом в ней языке, но обязательно продублировать по-русски.

Как написать адрес на конверте

Количество просмотров этой статьи: 39 735.

В этой статье:

Если вы правильно напишите адрес на конверте, то оно придет в нужное место вовремя. Многие люди даже не знают, что есть «правильный» способ подписывать конверт; если письмо пришло по адресу, значит, вы все сделали правильно… так? К сожалению, это не так. Если вы пишете письмо партнеру по бизнесу, то вдвойне важно писать адрес правильно, чтобы письмо обрело официальный характер.

Вам необходим этот навык, потому что по работе вам часто придется отправлять письма, поэтому необходимо научиться подписывать конверт правильно.

Шаги

Метод 1Метод 1 из 7:

к содержанию ↑

Личное письмо (США)

• Напишите также необходимые звания. Вы можете не писать звания, если отправляете письмо друзьям или членам семьи, но вы должны указать, если адресат – чиновник, военный, доктор, профессор или пожилой человек. Например, если вы отправляете письмо вашей пожилой тетушке Полли, которая является вдовой уже несколько лет, вам лучше написать «Миссис Полли Джонс».

• Напишите «c/o» перед именем человека, который проживает в гостинице, общежитии и т.д.
• К примеру, если ваша тетя Полли осталась на пару недель в гостях у двоюродного брата, и вы отправляете ей письмо, вы должны написать под ее именем «c/o Генри Рот».

• Например, если ваш друг живет на проспекте Окленд 50 в квартире №206, пишите «50 Окленд пр-т, №206».
• Вы можете пользоваться сокращениями, когда пишите улицу, если знаете, как правильно ее писать. Вы можете написать «б-р» вместо «бульвар», «центр. «вместо «центральный», «пл. » вместо «площадь», «пр-д» вместо «проезд», «пер. » вместо «переулок» и так далее. [1] X Источник информации
• Если вы отправляете письмо на почтовый ящик, то нет необходимости писать адрес почтового отделения. Почтовая служба сама определит местоположение почтового ящика по ZIP-коду.

• Вы можете написать девятизначный ZIP-код, но вы не обязаны это делать. Обычно кода из пяти цифр вполне достаточно.

Если вы пишите из другой страны, в адресе необходимо указать «США». Если вы отправляете письмо не из США, то формат подписи конверта нужно изменить. Напишите город и штат на одной строке, «Соединенный штаты Америки» ниже, а на последней строке напишите ZIP-код.

к содержанию ↑

Как писать адрес в документах: правила и примеры

То, что адрес должен быть предельно точным, начиная от индекса и заканчивая правильным названием улицы и номером дома, офиса и т.д., всем очевидно.

Написать“на деревню дедушке” сегодня в голову не придет никому. А вот то, что написание адреса подчиняется вполне определенным правилам, создатели документов порой забывают или не придают этому должного значения. В деловой переписке важна каждая мелочь.

У нас есть как минимум две веские причины, чтобы узнать и запомнить, как правильно писать адрес в документах :

• документ, оформленный без ошибок по всем правилам грамматики и делопроизводства, и юридически, и бюрократически имеет больший вес;
• имидж фирмы, безупречно грамотной во всех аспектах делового общения, повышается в разы.

Попробуем разобраться в правилах написания адреса в документах.

к содержанию ↑

Письмо адресовано руководителю организации

Сначала в дательном падеже указываем должность, в которую включается наименование организации (если она коммерческая указываем также и организационно-правовую форму). Затем пишем фамилию и инициалы также в дательном падеже. Инициалы ставятся после фамилии (в предыдущих гостах было наоборот).

Главе администрации

города Владимира

Шохину А.С.

Коммерческому директору

ООО “Полиграфические системы”

г-ну Перетокину В.М.

к содержанию ↑

Руководителю структурного подразделения организации

В этом случае указываем сначала наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже название должности с указанием структурного подразделения и фамилию с инициалами.

АО “Издательский дом

“Свеча”

Руководителю отдела

по работе с юридическими лицами

г-ну Лопатину Е.А.

В современной деловой переписке, а также в СМИ и публицистике стали довольно частыми случаи неправильного употребления прописных и строчных букв в начале названий различных должностей. Уже привычными стало написание: Губернатор, Директор, Глава и т.д. Это ошибка (если не в начале предложения).

Мнение эксперта

Морозов Андрей Владиславович

С прописной буквы пишутся только названия высших государственных должностей: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства РФ, Председатель Государственной Думы и др.

к содержанию ↑

Письмо адресовано организации или ее структурному подразделению

Указываем полное или сокращенное название организации в именительном падеже.

Если письмо адресовано структурному подразделению, сначала все равно указывается полное или сокращенное название организации и только ниже, через одну строку, наименование структурного подразделения. Все в именительном падеже.

Полное название –

Акционерное общество

“Электрокабель “Кольчугинский завод”

Сокращенное название –

АО “ЭКЗ”

Структурное подразделение –

Акционерное общество

“Электрокабель “Кольчугинский завод”

Отдел рекламы

к содержанию ↑

Письмо адресовано группе организаций

Тут возможно два варианта:

1. несколько разных адресатов в одном письме;
2. группа организаций одного типа или структурные подразделения одной организации.

В первом случае адресат оформляется, как обычно, в правом верхнем углу перечислением всех, кому адресовано письмо (это могут быть как должностные лица, так и непосредственно организации). При этом адресатов не должно быть больше четырех.

• АО “Экспострой”
• АО “Гостиный двор”
• ООО “Ивановская ярмарка”

Во втором случае адресат указывается обобщенно, например:

• Администрациям муниципальных образований
• Нижегородской области

Если таких адресатов больше четырех, составляется список рассылки и уже в нем указываются конкретные должности и адреса.

Следующая

РазноеКак заполняется извещение Почты России: правила и особенности