Представление или предоставление документов: как правильно оформить?
Представилась возможность вновь обратиться к такому интересному языковому явлению, как паронимы. Читатели спрашивают, как правильно сказать: представить информацию или предоставить информацию!
Напомним: паронимы — это однокоренные слова, разные по значению, но сходные по звучанию. Они хорошо нам известны: надеть — одеть, подпись — роспись, жилой — жилищный, оплатить — уплатить, командированный — командировочный и т.п. Часто их не различают, отчего и появляются речевые ошибки.
Вам, уважаемый читатель, наверняка приходилось наблюдать, как порой неправильно говорят: поставьте свою роспись; оплатите за проезд; одень тёплую куртку; представляю слово для доклада.
Итак, обратимся к интересующим нас паронимам. Согласно толковым словарям у глагола предоставить два значения. Во-первых, предоставить — это отдать что-либо в распоряжение, во-вторых, дать кому-то какое-то право.
Например: предоставить многодетной семье квартиру; предоставить кредит; предоставить отпуск; предоставить слово (то есть дать возможность выступить); предоставить всем равные права. Вспомним название замечательного фильма «Одиноким предоставляется общежитие». Как видим, о предоставлении можно говорить, если что-то кому-то даётся.
Глагол же представить означает предъявить, показать что-то кому-нибудь, а также выдвинуть, предложить. Например: представить необходимые документы, представить отчёт, представить доказательства; представить к ордену (то есть оформить соответствующие документы); представить гостя собравшимся. Скажем, вы пришли на встречу с известным писателем.
Ведущий представляет его читателям и предоставляет ему слово. А вот пример из классики. В «Былом и думах» А.И.
Герцена читаем: Пришло время конкурса. Проектов было много, были проекты из Италии и из Германии, наши академики представили свои.
Далее. Различие слов представить и предоставить выступает особенно отчётливо в однотипных конструкциях. К примеру, при написании книги вам потребовались архивные материалы.
Вы обращаетесь в архив. Вам обязаны предоставить их — то есть дать возможность работать с ними. А вот представить архивные материалы — значит предъявить документы, подтверждающие или опровергающие что-либо.
Из сказанного очевиден и ответ на заданный вопрос. Предоставить информацию означает передать, дать возможность распоряжаться. Например: Мы готовы предоставить интересующую Вас информацию (из делового письма).
Представить информацию — значит предъявить, показать, продемонстрировать. Вот пример (из делового письма): Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса.
Таким образом, информацию и предоставляют, и представляют. Выбор паронима определяется смыслом.
к содержанию ↑«Представить» или «предоставить» документы: в чем разница
«Представить» означает «показать, предъявить», а «предоставить» — «дать в пользование, в распоряжение».
- «Представить документы в налоговую»
- «Банк может предоставить кредит под залог недвижимости»
Таким образом, с документами сочетается глагол «представить»:
Необходимо представить подлинники документов для их заверения.
А «предоставить» используется, когда речь идет о передаче документов в чье-либо пользование:
к содержанию ↑Банк предоставляет кредит под залог предоставленных заемщиком документов.
Как правильно: «предоставить» или «представить» документы
Документы предоставлены или представлены: как правильно? Это один из частых вопросов при составлении официальных бумаг. Рассмотрим основные случаи.
- При подаче документов в госучреждения следует писать «представить»:
- Представить документы в налоговую инспекцию Представить пакет документов при поступлении в вуз
Если документы передаются для оформления сделки, лучше использовать «предоставить»:
- Банк предоставляет ипотечный кредит под залог недвижимости Наниматель предоставляет необходимые документы для заключения трудового договора
При сомнении лучше использовать слово «представить», оно уместно в большинстве случаев.
к содержанию ↑Работа с документами при получении визы
При оформлении визы в посольство или консульство также представляется определенный пакет документов.
Для получения туристической визы в консульство должны быть представлены документы, предоставленные турагентством.
Здесь документы сначала предоставляются туристической фирмой, а затем представляются в консульское учреждение.
Работа с юридическими документами
В юридической практике также важно грамотно оперировать глаголами «представить» и «предоставить».
Адвокат представил в суд дополнительные документы, подтверждающие позицию его подзащитного.
Здесь речь идет о предъявлении документов в судебном процессе.
Примеры работы с документацией:
Сотрудники представили работодателю документы, необходимые для начисления премии по итогам года.
Здесь сотрудники демонстрируют документы о проделанной работе.
к содержанию ↑Особенности языка деловых бумаг
Язык деловых документов имеет свою специфику. Здесь особенно важна точность формулировок и грамотное употребление профессиональной юридической и экономической терминологии.
В деловой переписке часто используются устойчивые речевые обороты, шаблоны и клише.
Это позволяет придать документам необходимую официальность и стилистическую однородность.
Работа с конфиденциальными материалами
Отдельного внимания заслуживает работа с конфиденциальными документами, содержащими информацию ограниченного доступа.
Доступ к подобного рода информации предоставляется лишь определенному кругу лиц при соблюдении мер информационной безопасности.
Здесь особенно важно ответственно и внимательно относиться к порядку хранения и использования документов.
Юридически значимые документы
Юридически значимые документы, такие как договоры, контракты, доверенности, требуют повышенного внимания к деталям и тщательного контроля оформления.
Малейшая неточность или описка в подобных бумагах может повлечь серьезные правовые последствия.
Поэтому крайне важно тщательно выверять все реквизиты и формулировки перед подписанием документа.
Подготовка документов к архивному хранению
Перед отправкой бумаг на архивное хранение проводится комплекс подготовительных мероприятий.
Документы систематизируются, формируются в дела, описи и акты, прошиваются и проверяются на предмет комплектности.
Такой тщательный подход гарантирует, что на хранение будут приняты только полные, правильно оформленные дела.
Правила хранения документации
Хранение деловых бумаг должно осуществляться с соблюдением определенных правил и стандартов.
Это гарантирует их надлежащую сохранность и конфиденциальность на протяжении всего положенного срока.
«Представить» или «предоставить»?
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Как заполнить табель учета рабочего времени
№ 05 / 2025
В этом номере журнала продолжаем тему деловой переписки со странами Глобального Юга – на сей раз речь пойдет о Турции. Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в этой стране. Даем примеры отдельных распространенных формулировок и целого письма.
Елена Игнатьева
разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА
к содержанию ↑Отметки на приказах ДСП
№ 04 / 2025
Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Показать больше
к содержанию ↑Оформляем приказ по обновленным правилам
№ 09 / 2018
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде.
Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
к содержанию ↑Общие правила составления и оформления протокола
№ 05 / 2011
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным.
Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Правила написания адресов
№ 03 / 2009
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Быкова Т.А.доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук
Следующая