Служебная записка. Образец написания
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать.
Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- точные цифры, к примеру, размер зарплаты, премии;
- даты, к примеру, дата отправки сотрудника в командировку;
- перечень оснований для мер, указанных в служебной записке;
- перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя;
- данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.
Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.
Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
к содержанию ↑Как правильно написать служебную записку — образец
Служебная записка — образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.
Вам помогут документы и бланки:
- Для чего составляется служебная записка
- Структура документа
- Где можно скачать пример служебной записки
- Итоги
Служебная записка от работника: цели и образец
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: служебная записка от работника: цели и образец. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
к содержанию ↑Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Шаблоны докладных и служебных записок (готовые образцы)
Шаблоны докладных и служебных записок являются неотъемлемой частью деловой коммуникации и позволяют стандартизировать процесс оформления и передачи информации. Они упрощают и ускоряют процесс составления документов, а также помогают избежать ошибок и недоразумений. В данной статье мы предлагаем ознакомиться с готовыми образцами таких шаблонов, которые могут быть полезными в различных ситуациях.
От докладных записок о выполненной работе до служебных записок о просьбе или уведомлении — все это можно найти в нашей подборке.
к содержанию ↑По какой форме составлять служебные записки (готовые шаблоны)
Служебная записка – это внутренний документ, ее можно адресовать только подразделениям или должностным лицам самой организации, либо дочерним компаниям, если это закреплено внутренними актами. Необязательно указывать полное название организации, достаточно вписать должности, фамилии и инициалы должностных лиц. Наименование компании можно указывать в составе должности руководителя, если внутренними документами принято общение между дочерними компаниями с помощью служебных записок.
Шаблон докладной записки СкачатьШаблон объяснительной записки СкачатьШаблон служебной записки Скачать
Служебную записку используют наряду с первичными документами, чтобы обосновать и доку ментально подтвердить расходы. Сама по себе служебная записка, как правило, не является первичным документом, но будет дополнительным аргументом в споре с проверяющими. В записке указывают дополнительные данные операции, которых может не быть в первичных документах.
Служебную записку также используют, когда нужно дать пояснение, изложить справочные сведения или представить руководству иную информацию о деятельности.
Правила, по которым оформляют документ установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебную записку составляют в произвольной форме. В тексте записки излагают обстоятельства, которые послужили основанием для ее составления: факты, аргументы, пояснения, просьбы.
Обязательные реквизиты:
1. Кому адресована.
2. Наименование структурного подразделения и ФИО сотрудника, который составил записку.
3. Название документа.
4. Содержание записки.
5. Отметка о приложениях (если к записке прилагают документы).
6. Дата и подпись составителя.
Чтобы стандартизировать документацию и упростить задачу для сотрудников, правила составления служебных записок и готовые шаблоны можно закрепить в локальных актах. Например, в инструкции по делопроизводству.
Срок хранения служебных записок зависит от срока хранения документов, для которых они составлены. Для информационных и справочных записок используйте тот же подход, что и к письмам: храните их пять лет (ст. 47 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
По истечении срока проведите экспертизу ценности. Служебные записки, которые являются основанием для приказов и распоряжений по личному составу, храните столько же, сколько сами приказы – три года, пять лет, 50–75 лет. Срок хранения служебок, которые подтверждают расходы, ограничивается сроком хранения бухгалтерских документов.
к содержанию ↑Служебные записки об отсутствии на рабочем месте
Чтобы застраховаться от претензий со стороны работника или трудовой инспекции, необходимо четко соблюдать все кадровые процедуры. Особенно это актуально для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности, при увольнении или аннулировании трудового договора. Для этого любое нарушение трудовой дисциплины необходимо задокументировать.
Важно четко изложить в служебной записке обстоятельства, зафиксировать время и даты события. Не лишним будет указать сотрудников, которые являлись свидетелями ситуации. Образцы смотрите ниже.
к содержанию ↑Шаблон служебки для оформления командировки
В зависимости от ситуации в служебной записке нужно зафиксировать обстоятельства поездки и привести подтверждающие документы: данные об автомобиле, месте назначения, периоде командировке, подтверждение принимающей стороны. Образцы для разных ситуаций смотрите ниже.
Служебные записки для обоснования расходов на такси
Если работник взял такси, служебная записка подтвердит обоснованность этих расходов. Чтобы у инспекторов не было претензий к расходам, можно дополнительно установить во внутренних документах организации, какие работники и при каких условиях могут пользоваться услугами такси. Сотрудник указывает, когда и для каких целей воспользовался такси и что поездка связана с выполнением должностных обязанностей.
к содержанию ↑Служебные записки на повышение зарплаты, должности или увеличение штата
Когда нужно обосновать повышение зарплаты, должности или изменение штатного расписания, например, ввод новой должности. Например, руководитель подразделения может направить служебную записку директору с предложением повысить оклад работникам или с обоснованием необходимости увеличения штата. В служебной записке обоснуйте просьбу или предложение.
Нужно привести аргументы, почему необходимо увеличения штата, изменение системы оплаты труда или повышение оклада. В последнем случае это могут быть, например, достижение определенных показателей в работе, повышение квалификации, длительный период непрерывной работы в компании.
Служебные записки о нарушениях и невыполнении трудовых обязанностей
Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого руководитель подразделения, пишет служебную записку.
В записке нужно изложить причины, обстоятельства, события, факты рабочей ситуации – нарушения дисциплины, правил работы, невыполнения обязанностей, поручений. Можно указать требование принять меры – отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание. Образцы смотрите ниже.
Другие образцы служебок
Обязанность оформлять служебные записки прямо не установлена в законодательстве. Составить служебную записку может потребоваться, чтобы обосновать расходы или кадровые мероприятия
- Докладная записка сотрудника о простое
- Докладная записка о совершении виновных действий
- Докладная записка о том, что сотрудник не приступил к работе
- Докладная записка о факте и причинах ошибки при выплате зарплаты сотруднику
- Докладная записка о ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей
- Докладная записка о налоговых рисках в связи с изменениями условий договоров
- Служебная записка о направлении сотрудника в командировку
- Служебная записка о премировании сотрудника
- Служебная записка о повышении сотрудника в должности
- Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка
- Служебная записка-заявка на закупку запасов
- Служебная записка о перемещении сотрудника
- Служебная записка о переводе сотрудников с оклада на часовую тарифную ставку
- Служебная записка о направлении главного бухгалтера на курсы повышения квалификации
- Служебная записка о компенсации расходов на такси (до аэропорта)
- Служебная записка о поломке и необходимости ремонта имущества
- Служебная записка о необходимости проведения медосмотра и отстранения от работы работников
- Служебная записка о совершении аморального проступка
- Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте
- Служебная записка о выдаче денег под отчет
- Служебная записка о повышении зарплаты
- Служебная записка о списании использованного хозинвентаря
- Служебная записка на приобретение кондиционера
- Служебная записка о передвижении в командировке на такси
- Служебная записка: о приобретении имущества (инвентаря)
- Служебная записка о приобретении основного средства
- Служебная записка на увеличение штата бухгалтерии
- Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов
- Служебная записка о невыполнении трудовых обязанностей
- Служебная записка: О замещении сотрудника и выплате компенсации
- Служебная записка о проезде на каршеринге
- Служебная записка о направлении работника на семинар
- Служебная записка сотрудника об утере документов
- Служебная записка руководителя о необходимости продлить командировку сотрудника
- Служебная записка о привлечении к работе сверхурочно
- Служебная записка о компенсации расходов на покупку хозинвентаря
- Служебная записка: о вызове на работу в выходной день
- Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания
- Служебная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте без установленной причины
- Служебная записка о выдаче под отчет сотруднику на чай, кофе и кондитерские изделия
- Служебная записка о поручении сотруднику индивидуального задания руководителя
- Служебная записка: о компенсации расходов без документов
- Служебная записка для пропуска сотрудников в нерабочее время на территорию работодателя
- Служебная записка о необходимости покупки медицинских изделий для укомплектования
О чем вы узнаете:
- Кто может писать служебные записки
- Для чего нужна служебная записка
- Пример служебной записки
- Виды служебных записок
- Основные правила написания служебной записки
- Срок хранения служебной записки
- Как подать служебную записку в электронном виде
- Служебная записка: образцы для разных случаев
Виды служебных записок
Виды служебных записок разделяются по указанной в них информации. Рассмотрим самые популярные:
- Запрос необходимой для работы информации или сведений, отсутствующих у сотрудника;
- Информирование руководителя о нарушениях, допущенных сотрудником при выполнении профессиональных обязанностей;
- Информирование о необходимости командировки;
- Предложение о премировании сотрудников;
- Донесение информации о проблемах возникших во время рабочего процесса.
Служебная записка: образцы для разных случаев
Образец составления служебной записки для директора, подтверждающей нахождение в командировке.
Служебная записка о выплате премии
Руководитель имеет право подать ходатайство вышестоящему руководителю об увеличении премиальной выплаты.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Часто докладные составляются при дисциплинарных нарушениях. Вы можете посмотреть пример составления служебной записки, в которой руководитель сообщает о нарушении и предлагает применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, нарушившему дисциплину.
Служебная записка о списании ТМЦ
При окончании срока годности или выходе из строя ТМЦ необходимо списать и утилизировать.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
Этим письмом информируется руководитель организации, о наличии технически неисправного оборудования, требующего проведения ремонтных работ.
Письмо об отзыве из отпуска
Бывают ситуации, когда необходимо присутствие сотрудника находящегося в ежегодном отпуске, тогда составляется письмо об отзыве.
Докладная о самоизоляции
В связи с пандемией коронавируса, все люди вернувшиеся из-за границы или после контакта с подтвержденным случаем заражения, сотруднику необходимо предупредить работодателя о вынужденной самоизоляции.
