Служебная записка: особенности оформления
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Как заполнить табель учета рабочего времени
№ 05 / 2025
В этом номере журнала продолжаем тему деловой переписки со странами Глобального Юга – на сей раз речь пойдет о Турции. Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в этой стране. Даем примеры отдельных распространенных формулировок и целого письма.
Елена Игнатьева
разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА
к содержанию ↑Отметки на приказах ДСП
№ 04 / 2025
Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Показать больше
к содержанию ↑Оформляем приказ по обновленным правилам
№ 09 / 2018
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде.
Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
к содержанию ↑Общие правила составления и оформления протокола
№ 05 / 2011
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным.
Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Правила написания адресов
№ 03 / 2009
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Быкова Т.А.доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук
к содержанию ↑Формы написания чисел в тексте документов
№ 08 / 2007
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
к содержанию ↑Как написать служебную записку
Разобрались, зачем нужны служебные записки, какими они бывают и как правильно их составлять.
Вон из класса: что такое трудовая дисциплина?
Главное открытие. В действующем российском законодательстве понятие «служебная записка» не встречается. Более того, служебную записку, строго говоря, мы можем не считать официальным документом. Ее нет в ОКУД — главном сборнике типовых документов.
На практике же служебную записку воспринимают как обычный документ. Особенно часто ее включают в документооборот организации с большим штатом сотрудников и разветвленной структурой.
к содержанию ↑Что такое служебная записка
Служебная записка — это внутренний документ, который используется для обмена информацией внутри организации. Неофициально ее называют служебкой. Письма, которые сотрудники отправляют вовне, например подрядчикам, к служебным запискам не относятся.
Может показаться, что это бюрократическое изобретение и оно только отвлекает сотрудников от работы. Действительно, почему бы просто не обменяться информацией лично, по телефону или хотя бы в корпоративной переписке по электронной почте?
Ответ очень прост: служебная записка, несмотря ни на что, может обладать юридическим статусом документа.
- Во-первых, в служебной записке фиксируется информация, которую один сотрудник передает другому.
- Во-вторых, указывается адресат — тот, кому эта информация передается. Адресат получает записку и должен в случае необходимости на нее отреагировать. Соответственно, если выяснится, что на документ не обратили внимания или по нему приняли незаконное решение, адресат может понести наказание — дисциплинарное, административное или даже уголовное.
Пример. Сотрудник сообщил в служебной записке руководству о неисправности оборудования. Его начальник проигнорировал сообщение.
Но затем на предприятии произошел пожар, причиной которого стала эта самая неисправность. Через служебную записку будет установлено, что сотрудник выполнил свою обязанность и сообщил о неисправности оборудования заранее. А вот начальник явно нарушил условия охраны труда — скорее всего, он будет привлечен к ответственности.
- В-третьих, в служебной записке присутствует подпись, которая удостоверяет авторство составителя документа, и дата.