Составляем служебку на обоснование возмещения денежных средств сотруднику предприятия Примеры рекомендации
Служебная записка на возврат денежных средств (скачать пустой бланк бесплатно в формате word)Заполненный документ (заполненный образец) Наглядный пример ниже на странице ↓
Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Кто и когда составляет
Служебную записку на возмещение (возврат) денежных средств пишет сотрудник, который произвел подобные траты . Если работника отправляют в командировку, то на него должен быть приказ.
На основании его бухгалтер осуществляет предварительный подсчет суточных, оплаты проезда и проживания. Нередко этих денег не хватает, так как заранее трудно определить, сколько будет стоить номер в гостинице, иногда пребывание в другом городе затягивается на несколько дней.
Вернувшись, сотрудник пишет служебную записку с просьбой возместить ему понесенные дополнительно расходы и прикладывает оправдательные документы. Все это передается руководителю компании, которые принимает решение по выплатам и отдает распоряжение в бухгалтерию .
В зависимости от принятого в организации документооборота, служебная записка передается:
- лично;
- через секретаря;
- на корпоративную электронную почту.
Такая же процедура предусмотрена, если работник закупает ТМЦ и платит при этом свои деньги.
к содержанию ↑Правила составления и оформления
К служебной записке применяются те же правила, что и к любому первичному документу. В ней должны содержаться:
- наименование компании;
- название документа;
- должность и ФИО составителя;
- подпись;
- дата;
- суть обращения.
Эти требования содержатся в п.2 ст.9 402-ФЗ.
Поэтапное заполнение пунктов
- Начинается заполнение служебной записки с «шапки», которая располагается в правом верхнем углу.
- Далее идет описательная часть документа, в которой обозначается ситуация, приведшая к перерасходу средств и сумма, предъявляемая для возмещения.
- В нижней части документа указывается дата написания с расшифровкой, и подпись составителя записки.
Срок хранения документа определяет организация и закрепляет его в учетной политике.
- 13557 просмотров
Служебная записка на компенсацию ГСМ
Служебная записка на компенсацию ГСМ – это документ, с которым сотрудник компании (как правило, водитель) обращается к главному бухгалтеру с целью получения затраченных им денежных средств на приобретение ГСМ, заправку автомобиля. Сегодня мы разберемся, в каких случаях имеет место формирование подобной официальной бумаги, как правильно её составить.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка является официальной бумагой внутреннего документооборота предприятия, а значит, она не покинет его пределов. Тем не менее это не означает, что можно оформлять её без соблюдения общепринятых правил. Существуют определённые стандарты работы с деловыми бумаги, которых нам придётся придерживаться.
В частности, соблюдаем правила пунктуации и орфографии, выдерживаем нейтральный тон повествования, деловой стиль языка.
Служебная записка по своей структуре состоит из трёх составных элементов: шапки, основного блока с разъяснением сути вопроса и обращения по поводу компенсации затраченных на ГСМ средств, даты и подписи работника. Разберемся, как правильно оформить каждый из них.
Шапка документа размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО директора компании, полное наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту отметим ФИО работника, составившего записку, занимаемую им должность в штатном расписании.
Следующим шагом поднимаем тему относительно расхода ГСМ, затраты личных денежных средств. Утверждаем, что использовали личный или служебный автомобиль в интересах предприятия, были вынуждены заправить его на свои средства. В качестве доказательства своей позиции разъясните, куда вы ездили, по какому вопросу, а также приложите кассовый чек с АЗС.
В принципе, этого набора сведений будет достаточно для получения удовлетворительного ответа.
В завершение работы с документом необходимо прописать дату его оформления, а также оставить на бумаге автограф сотрудника, как бы заверяющий все вышесказанное. В таком виде официальную бумагу уже можно передавать главбуху на рассмотрение. Скорость обработки вашей просьбы будет зависеть от организации работы в компании.
В самом лучшем варианте вы получите деньги непосредственно при обращении со служебной запиской. Как бы то ни было, если компания растягивает сроки или вовсе игнорирует вашу просьбу, всегда можно обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда.
к содержанию ↑Как составить служебную записку о компенсации расходов на бензин
Служебка на компенсацию топлива оформляется работником предприятия. В налоговом учете фирмы смогут учесть только часть затрат даже при наличии всех сопроводительных документов.
Что такое служебная записка на возмещение ГСМ
Если работник предприятия в служебных целях использует личный транспорт, то составляется служебная записка о компенсации расходов на бензин в свободной или утвержденной организацией форме. Это документ, на основании которого предприятие компенсирует сотруднику денежные средства, затраченные на горюче-смазочные материалы в интересах фирмы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить использование личного авто сотрудника в служебных целях. Используйте эти инструкции бесплатно.
к содержанию ↑Кто и когда ее пишет
Служебку пишет сотрудник, который с согласия работодателя и в его интересах использует личное имущество (например, автомобиль). Обязанность работодателя компенсировать расходы прописана в статье 188 ТК РФ .
Какие виды расходов возмещают:
- факт использования личного имущества сотрудника (например, машины, инструмента и т.д.);
- расходы ГСМ;
- амортизацию имущества (например, при поездках в командировку);
- затраты на ремонт, если поломка произошла в рабочей поездке;
- иные, связанные с использованием.
Закрепите размер возмещения в дополнительном соглашении трудового договора.
ВАЖНО!
Порядок проезда к месту командировки на транспорте не урегулирован, закрепите его в локальных документах фирмы (письмо Роструда № 1168-6-1 от 15.05.2015). В письме Минфина России № 03-03-06/1/23680 от 24.04.2015 сказано, что служебная записка на компенсацию проезда не является оправдательным документом, который подтверждает использование автомобиля сотрудника для проезда к месту командировки и обратно. Приложите к служебке: путевые листы, чеки, квитанции, маршрутные листы и т.д.
к содержанию ↑Как оформить служебную записку
В служебную записку на компенсацию ГСМ включите:
- наименование компании, кому адресована и ФИО директора;
- должность и ФИО сотрудника, от кого пишется;
- основную часть, которая содержит просьбу о компенсации затрат на ГСМ, расшифровку сумм, потраченных за время исполнения служебных обязанностей с использованием личного имущества;
- данные о транспортном средстве: марка, регистрационный номер, приложите копию свидетельства о регистрации, фотографии пробега авто до отправки и после возвращения и т.д.;
- маршрут и цели поездки;
- блок с подтверждающими документами (например, чек № 1 от 10.05.2022 на приобретение бензина АИ-95);
- дату составления и подпись работника.
Например, сотрудник уехал в командировку на своем личном транспорте в г. Москву. На основании положения о командировках ООО «PPT.ru» и заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору ему положено возмещение бензина, амортизации автомобиля в фиксированном размере 2000 рублей за одну поездку.
Вот образец служебной записки на компенсацию бензина сотрудника.
В период с 5 по 8 мая 2022 года на основании приказа генерального директора №1 от 04.05.2022 с целью привлечения новых клиентов находился в командировке в г. Москве. В командировку ездил на собственном автомобиле:
- марка, модель Opel P-J Astra;
- год выпуска 2014;
- регистрационный знак C111CC 77.
- Г. Санкт-Петербург — г. Москва (703 км).
- Г. Москва — г. Москва (200 км).
- Г. Москва — г. Санкт-Петербург (710 км).
На основании положения о командировках, дополнительного соглашения № 1 от 01.04.2022 к трудовому договору прошу:
- Компенсировать затраты на автомобильный бензин в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.
- Компенсировать амортизацию автомобиля в размере 2000 (две тысячи) рублей.
- Чеки, квитанции с автозаправочных станций.
- Путевой лист.
- Фотографии пробега автомобиля до и после командировки.
Региональный менеджер Пэпэтэшин П.П. _____________
За использование личного транспорта в рабочих целях предприятия составьте документ по этому образцу служебки на компенсацию ГСМ:
ВАЖНО!
Возмещение расходов на покупку горюче-смазочных материалов не входит в систему оплаты труда, поэтому при расчете среднего заработка они не учитываются.
В налоговом учете установлены предельные размеры возмещения расходов в зависимости от объема двигателя машины ( пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ , постановление Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 ):
- 1200 руб. в месяц (объем двигателя до 2000 куб. метров);
- 1500 руб. (объем двигателя свыше 2000 куб. метров).
к содержанию ↑Может пригодиться: как правильно составить приказ об утверждении норм расхода топлива
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Фатахова Наталья
2022-05-17 11:01:01
Форму служебной записки на компенсацию ГСМ разрабатывать не обязательно, но желательно. В таком случае ваш работник не забудет указать важные для бухгалтера данные и приложить сопроводительные документы.
Командировки на личном автомобиле
По поручению работодателя работник может быть направлен в служебную поездку (командировку) в местность, удаленную от его обычного места работы. При этом закон (ст.ст. 166-168 ТК РФ, Постановление правительства №749 от 13 октября 2008 года) не обязывает работодателя обеспечивать проезд работника до пункта назначения, но обязывает его возместить:
- расходы по проезду (покупка билета, оформление визы, если командировка осуществляется заграницу, стоимость заправки транспортного средства и т.п.);
- расходы по найму жилого помещения (проживание в гостинице);
- «суточные», то есть расходы на проживание;
- иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Никто не запрещает работнику отправиться в командировку на собственном автомобиле. Как мы уже сказали выше, работодатель будет обязан компенсировать ему приобретение ГСМ. Порядок оформления командировочных расходов и, в частности, расходов по проезду, мы подробно разъяснили в статье по ссылке.
к содержанию ↑Выполнение служебных поручений
Помимо поездок в командировку на личном автомобиле работник по согласованию с работодателем может использовать машину и для «текущих» поездок, например, для развоза документов или получение почтовой корреспонденции или транспортировки сотрудников.
В этом случае мы рекомендуем работодателю и работнику заключить договор аренды автомобиля, согласно которому и будет определяться порядок компенсации расходов работника на заправку автомобиля.
к содержанию ↑Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
к содержанию ↑Особенности оформления авансового отчета
Авансовый отчет — это документ, подтверждающий получение денежных средств для выполнения конкретных служебных обязанностей или приобретения ТМЦ для нужд предприятия. Его обязательными реквизитами выступают:
- ФИО и должность подотчетного лица;
- полученная сумма цифрами и прописью;
- произведенные расходы;
- остаток (при наличии);
- подписи сторон;
- дата составления.
Единых требований к авансовому отчету нет. Руководитель может разработать собственную форму этого документа и подтвердить ее приказом. В ней должны присутствовать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.
Срок сдачи документа устанавливается локальными актами работодателя. По истечении этого периода отчет предоставляется в бухгалтерию. Требование о трехдневном сроке упразднено с 2020 г.
Полученный документ подписывается руководителем и главным бухгалтером. Без этого действия отчет не имеет юридической силы.
Стоит отметить, что при покупке товара заранее экономически нецелесообразно оформлять авансовый отчет. Однако, работник может претендовать на возмещение понесенных расходов. Для этого необходимо правильно составить служебную записку на оплату счета.
При несвоевременной передаче отчета перечисленные денежные средства можно расценивать как доход должностного лица. Из суммы нужно удержать НДФЛ.
Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков
Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.
При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ.
Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
- Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.
- Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны).
- Издание приказа о возмещении затрат.
Для исключения налоговых претензий можно оформить доверенности на ряд сотрудников, позволяющих этой категории совершать незапланированные траты для предприятия. Желательно, чтобы приобретения были на небольшие суммы, например: канцелярия, бытовая химия, расходные материалы. При потребности в дорогостоящих покупках лучше заполнять первичные документы на организацию.
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
к содержанию ↑Компенсация командировочных расходов
В этом случае работник, направленный в другую местность для выполнения трудовых обязанностей без выдачи средств, не является подотчетным лицом. Это значит, что он не заполняет авансовый отчет. Для компенсации он предоставляет отчет в установленной форме, свидетельствующий о понесенных затратах с подтверждающими документами.
С учетом полученной информации формируется служебная записка на оплату расходов.
Внимание! Не забываем про суточные, начисляемые за каждый день нахождения в командировке. Это возмещение гарантировано ст. 168 ТК РФ, поэтому должно присутствовать в итоговом отчете сотрудника.