Выписка из штатного расписания
Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.
Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.
к содержанию ↑Чем отличается выписка от копии
С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.
Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.
регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.
к содержанию ↑Надо ли подавать заявление на получение выписки
В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.
к содержанию ↑Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки
Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.
В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.
к содержанию ↑В каком виде она может быть
В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.
к содержанию ↑Если выписка состоит из нескольких листов
Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).
После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.
Кто должен заверить выписку
Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.
Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.
Надо ли заверять печатью
Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.
Учет и регистрация выписки
Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.
Сколько времени действует выписка
Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.
Как получить выписку
Процедура получения всех связанных с работой документов, каковым безусловно является выписка из штатного расписания, содержится в статье 62 Трудового кодекса РФ. Норма гласит, что работник должен самостоятельно написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче официальной бумаги. При чём мотивировать необходимость необязательно.
Закон в этой части предусматривает гарантии для сотрудников.
Необходимо учесть, что работодатель не имеет права отказать подчинённому в его просьбе. У администрации компании будет 3 рабочих дня на оформление выписки, по факту истечения которых у работника появится возможность обжаловать действия фирмы в трудовую инспекцию. Инспекция обязана ответить заявителю в течение 30 календарных дней вне зависимости от того, каким будет её решение.
к содержанию ↑Споры с работодателем по поводу выписки
Несмотря на то, что споры по поводу получения выписки из штатного расписания происходят крайне редко, любой гражданин должен знать, что он имеет право на защиту своих законных интересов. Если решение трудовой инспекции не удовлетворило работника, следует обращаться в суд. Данная категория споров подсудна судам общей юрисдикции.
С порядком и правилами составления, подачи искового заявления можно ознакомиться в Главе 12 Гражданского процессуального кодекса РФ. Работодатель выступит в качестве ответчика, а сотрудник – истца.
к содержанию ↑Копия или выписка
Следует проводить чёткое разграничение между понятиями «копия» и «выписка». Основное отличие – это объём указанной информации. Далеко не всегда представителям второй стороны обязательно знать все тонкости и нюансы штатного расписания организации.
Как правило, запрашиваются лишь данные, затрагивающие конкретного сотрудника, его должности, размера заработной платы.
И копия, и выписка должны быть заверены подписью ответственного лица. Обычно таковым является начальник отдела кадров предприятия.
Следующая