Как правильно заверить копии документов без нотариуса: советы и рекомендации

— Как мне правильно заверить копии документов «надлежащим образом», если я не хочу обращаться к нотариусу? И нужно ли при этом подписывать каждую страницу отдельно или достаточно подшить и подписать вместе все копии?

/ Святослав , Москва2023-02-15Категория: Арбитраж34 1

Как заверить копию документа

Содержание:

• Заверение копий документов: что это такое и когда может понадобится
• Правила заверения копий документов
• Как заверить прошитые копии документов
• Нотариальное заверение копий документов: когда нужно

Заверение копий документов: что это такое и когда может понадобится

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все ещё связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это “документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию”.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Образец: отметка о заверении копии

Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»:

• Копия, выписка и дубликат: в чем разница и как их правильно оформить
• Как заверить копию двустороннего документа?
• Выписка из документа

Когда может понадобиться заверение копий документов

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физическим лицам во многих случаях.

Без неё не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий.

Заявление сотрудника на выдачу заверенной копии трудовой книжки Скачайте образец

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

• при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
• выдаче сотрудникам;
• представлении контрагентам;
• для направления в тендерную комиссию.

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

• сотрудников предприятия в «интересах граждан»;
• третьего лица о предоставлении копии, если её нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации.

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю — изготовить и заверить копии в трёхдневный срок.

Читайте по теме в Системе Кадры

• Как оформить и заверить копию трудовой книжки по новому ГОСТу
• Можно ли заверить копию паспорта сотрудника
• Как заверить копию трудового договора
• Как оформить копию документа по запросу сотрудника

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно.

Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Фрагмент инструкции по делопроизводству, который регламентирует порядок заверения копий

Как наделить сотрудника правом заверять копии документов

Один из важнейших реквизитов отметки о заверении — наименование должности ответственного лица и его подпись с расшифровкой. Указ 9779-х наделяет правом заверения руководителя компании или иное уполномоченное лицо. Это должен быть сотрудник организации, наделенный определенными полномочиями, которые устанавливают:

1. Локальными актами компании, приказом о праве заверения документов (приказ по основной деятельности), инструкцией по делопроизводству.
2. Доверенностью (для представления интересов компании в отношениях с третьими лицами).
3. Трудовым соглашением (в этом случае заверение копий служебных бумаг должно быть одним из положений должностной инструкции).

Образец приказа о наделении полномочиями заверять копии

Что касается руководителя, его право заверения регламентируется Гражданским кодексом РФ и законами об определенных видах юридических лиц, а также уставом организации.

Эксперты Системы Кадры ответят на актуальные вопросы о заверении документов:

• Может ли бухгалтер заверить копию трудовой книжки
• Может ли кадровый работник заверять копии документов организации
• Обязательно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле
• Как заверить копию документа, если в компании нет архива и номенклатуры дел

Порядок заверения копий документов

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с изменениями на 14 мая 2018 года).
2. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
3. Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что Указ до сих пор считается обязательным к применению, оформленную по его правилам копию могут не принять многие ведомства. В ней отсутствует расшифровка подписи должностного лица. Следование рекомендациям ГОСТа может привести к аналогичному результату.

Справка. Новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 заменил ГОСТ Р 6.30–2003. В статье «Трудовые книжки, приказы и справки. Как составлять и заверять документы по-новому» Системы Кадры эксперты на примерах объяснили, как заверить копии документов по новым правилам.